Secrétaire de Direction H/F ETTIC

Description du poste

Bonne maitrise de la gestion des informations internes et externes Suivi et organisation des instances de l'établissement Traitement de l'ensemble des activités de secrétariat de direction

Missions

Assurer le secrétariat de direction : o Préparation et prise de notes, comptes rendus, rapports, documents institutionnels, o Gestion des agendas des 4 directeurs (Directeur, Dir adjointe, Dir Qualité, AAH) o Suivre les enquêtes nationales et départementales, en mobilisant les contacts nécessaires o Suivi de la mise en oeuvre des documents institutionnels (projet d'établissement, rapport d'activité, etc.), en lien avec le secrétariat Qualité pour ce qui relève des documents afférents. o Accompagner la Direction sur les projets structurant l'établissement, o Structurer les nouveaux processus : gestion des tableaux de bord et leur suivi (dépôts de plaintes - police, enquêtes administratives...) o Identifier les axes d'optimisation pour assurer une veille documentaire permettant d'éclairer la décision de la direction Accompagner l'équipe de direction dans la tenue des plannings des services de référence, Suivre et organiser les instances, manifestations et évènements au sein de l'établissement : o Organisation et soutien logistique (planification, invitation des participants, recensement des documents, propositions d'ordres du jour, préparation des dossiers, etc.) o Rédaction des compte rendus, o Suivi des mouvements de grève et transmission des données En lien avec les services départementaux : o Être Référent sur le suivi des archives du CDEF, o Gestion et actualisation de la base de données informatique, du classement des documents o Être référent sur la mise en oeuvre du système d'information en lien avec la direction des solutions numériques o Relayer les informations demandées sur les sujets structurants. Être force de propositions dans l'amélioration de la communication institutionnelle, en interne ou à l'externe