Assistant de la Direction Générale des Services H/F

Mairie

MISSIONS
Assurer le secrétariat et l'assistance administrative du service de la DGS et de l'administration générale
Assurer le suivi financier du budget du service

ACTIVITES PRINCIPALES
Secrétariat et assistance administrative de la Direction :
Assurer le secrétariat du DGS et de l'administration générale (rédaction, frappe et mise en forme de courrier, note, compte-rendu, classement, archivage de dossiers.etc)
Classement et archivage de dossiers du service (papier et électronique)
Assurer la polyvalence avec le service courrier/accueil
Gestion des messageries : DGS et mairie
Gestion de la dématérialisation du courrier : Doc'up
Gestion et garant de la qualité rédactionnelle des parapheurs de l'ensemble des services (modèles et mise en page)
Gestion des commandes de fournitures de bureau
Assurer le secrétariat de la commande publique (notification sur la plateforme)
Assurer la publication des actes
Être référent en interne de la dématérialisation des courriers
Superviser la réalisation des registres
Assurer la gestion administrative du Conseil Municipal

Gestion de la documentation :
Assurer le suivi des abonnements : souscription, renouvellement, résiliation
Assurer le secrétariat des dossiers d'insalubrité, de péril en lien avec l'EPT
Assurer la souscription et le suivi des certificats de signatures électroniques (certinomis)
Assurer le suivi financier du service :
Gestion des contrats du service
Constituer et renseigner des tableaux de bord et de suivi de consommation
Assurer le suivi financier du service juridique

ACTIVITES ACCESSOIRES
Assurer la polyvalence entre les missions du service : gestion des sinistres et gestion du courrier

Compétences techniques
Connaissances réglementaires sur l'organisation politique et administrative, sur le mode de fonctionnement, sur les missions, sur les règles comptables d'une collectivité territoriale
Connaissances territoriales
Maîtrise de l'outil informatique et de la bureautique
Connaissances des techniques de secrétariat, assistanat et aisance rédactionnelle impérative

Savoir-faire
Sens de l'organisation, de la méthode et de la rigueur
Devoir de discrétion et de confidentialité
Expression écrite et orale de qualité
Faire preuve d'initiatives et de réactivité
Capacité à gérer l'urgent et/ou l'imprévu
Capacité d'adaptation
Autonomie
Savoir écouter et communiquer
Gérer les situations de stress
Savoir gérer et suivre les procédures
Savoir-être
Courtoisie et amabilité
Sens de l'écoute et du contact
Patience et diplomatie
Réactivité
Disponibilité