Responsable de l'Organisation des Activités des Élus - Villetaneuse H/F

Communes

En collaboration étroite avec le responsable de l'exécutif et le Cabinet, il/elle est chargé d'apporter une aide permanente à ces derniers en termes d'organisation de leur activité, de gestion de la communication, d'information sur les dossiers municipaux, de suivi des dossiers d'élus et d'organisation de manifestations. Il/elle s'assurera de la coordination des agendas conjoints Maire/Elus/Cabinet et s'assurera de leur pertinence. A ce titre, il/elle est l'interface favorisant les relations des élus à la population notamment à travers l'encadrement, la coordination et la gestion des différents secrétariats des élus.

Rattachement hiérarchique au Directeur Général des Services et fonctionnel au Cabinet

ACTIVITES PRINCIPALES
-Coordonner l'activité quotidienne du service et assurer l'encadrement du secrétariat des élus
-Coordonner, en binôme avec un agent du pôle Sport, Culture et Vie associative, l'organisation transversale des manifestations municipales ou associatives du territoire et assurer la centralisation des informations sur ces dernières
-Mise à jour des fichiers protocolaires et création de fichiers ciblés pour l'envoi des invitations officielles
-Planifier les congés
-Etablir et assurer le suivi du budget du service
-Assurer la suppléance sur la régie d'avances auprès du cabinet du Maire
-Organiser les réunions de la majorité municipale
-Assurer la gestion d'agendas, la préparation et l'organisation matérielle des réunions
-Planifier et organiser, en lien avec la Direction Générale, les réunions avec les partenaires institutionnels et celles où la présence d'élus est requise,
-Organiser et coordonner les commémorations ainsi que les fêtes et cérémonies institutionnelles (coordination des services et prestataires concernés, suivi de la diffusion de l'information et de l'envoi des invitations officielles)
-Rédiger les courriers et notes du service ainsi que les comptes rendus de réunion
-Assurer les recherches documentaires
-Concevoir et mettre en place des outils de pilotage de l'activité et des indicateurs de suivi
CONDITIONS D'EXERCICE
-Poste à temps complet : 37h hebdomadaires avec RTT (12 jours)
-Heures supplémentaires possibles selon nécessité de service et récupérables
-Absences et congés à planifier en alternance avec la secrétaire
-Prévention médicale requise :
Travail sur écran informatique (80% du temps).
-Régisseur suppléant