Chef de Pôle Logistique - Chef de Projet Événementiel Senior H/F

Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères

Description synthétique du poste

Le poste recouvre trois dimensions : managériale; conduite de projet; expertise en logistique événementielle

Le titulaire (F/H) du poste encadre une équipe composée de 5 collaborateurs. Il est rattaché à la sous-directrice.
Il fait preuve d'une grande capacité d'adaptation, d'un sens avéré du détail et de l'organisation. Il est fédérateur et garant de la cohésion des projets et des équipes. Il fait preuve de sang froid et apaise les situations de stress. Son esprit d'analyse lui permet d'anticiper les imprévus. Il connait parfaitement le secteur de l'événementiel institutionnel et sera attendu sur sa capacité à traduire les attentes politiques en réalité opérationnelle. Il maitrise les règles de la commande publique.

La sous-direction des événements internationaux pilote l'organisation des sommets organisés en France et présidés par le Président de la République ou le Ministre de l'Europe et des Affaires. Elle est composée du pôle logistique et d'un pôle administratif et financier.

Activité principale

Le profil attendu (F/H) est polyvalent, doté d'une expérience et de compétences techniques très solides dans le secteur événementiel.

Son rôle est essentiel car pivot de l'ensemble des parties prenantes à l'organisation d'un événement. Il/elle interagit avec les services demandeurs, définit les besoins et, en collaboration avec les agents du pôle, coordonne la préparation et la production des événements internationaux, pilote les assistants à maîtrise d'ouvrage (AMO) et les prestataires. Il/elle a un rôle d'intégrateur de la trentaine de prestataires qui peuvent être mobilisés sur un événement.

Il/elle conduit avec rigueur les différentes phases de l'événement en gérant les moyens, les coûts, les délais, la qualité et les normes de sécurité. Ses missions principales sont :

1/ Définition des besoins et préparation des cahiers des charges :
-dialoguer avec les services demandeurs et les principaux intervenants pour proposer un lieu adapté, définir les besoins et le calendrier
-veiller à l'élaboration des cahiers des charges pour chaque secteur (traiteur, accréditation, pavoisement, etc.), en liaison le cas échéant avec les AMO et les services demandeurs
-apporter son expertise et sa créativité pour proposer des moyens humains, matériels et logistiques conformes aux objectifs de l'événement
-proposer des budgets prévisionnels pour chacun des événements

2/ Planification et suivi de l'événement :
-planifier le calendrier de prépa...