Secrétaire Assistant H/F Croix-Rouge française

MISSION 1 : ASSISTER LES ELUS DU BUREAU TERRITORIAL (35%)

• Vérifier les documents statutaires reçus à la délégation territoriale (PV de réunions d'élus locaux, des élections générales ou en cours de mandat)
• Saisir sur l'outil interne les élections générales ou en cours de mandat
• Organiser, suivre et mettre à jour les plannings de réunions territoriales
• Convier les élus territoriaux et locaux aux réunions statutaires
• Assurer le suivi RH et administratif des volontaires en Service Civique
• Suivre les projets en cours
• Assurer la fonction supports auprès des bénévoles

MISSION 2 : PARTICIPER AUX TÂCHES ADMINISTRATIVES DE LA TRESORERIE TERRITORIALE (20%)

• Participer à l'établissement des factures externes et internes
• Assurer l'envoi des relances règlements en attente
• Participer à la mise à jour des opérations bancaires dans l'ABC du trésorier
• Remettre en banque les chèques
• Assurer le suivi comptable des subventions et financements
• Participer à la rédaction des demandes de subvention ou de financement

MISSION 3 : ASSISTER LES DIRECTIONS TERRITORIALES (25%)

• Faire les nominations des cadres locaux sur la base de données interne nationale
• Vérifier et valider les PV des formations dispensées au niveau local
• Saisir les PV de formations territoriales
• Préparer et envoyer les renouvellements d'agréments préfectoraux et ministériels

MISSION 4 : GERER LES TÂCHES ADMINISTRATIVES (15%)

• Réceptionner, filtrer et orienter les contacts téléphoniques et physiques ainsi que les courriers et messages électroniques
• Traiter et transmettre les relevés de décisions, CR, notes de service en interne
• Enregistrer dans un chrono toutes les correspondances (arrivé et départ)
• Réceptionner et diffuser les informations selon des critères de délais, de pertinence et de confidentialité
• Assurer le rôle de support sur les outils internes
• Mettre à jour les annuaires interne et des prestataires
• Assurer la relation avec les prestataires

MISSION 5 : GERER LA LOGISTIQUE ADMINISTRATIVE (10%)

• Préparer les réunions régulières et/ou évènements territoriaux
• Gérer les archives (actualiser, classer, trier, archiver)
• Contrôler l'état des stocks et recenser les besoins en approvisionnement
• Passer commande auprès des fournisseurs