Assistant Administrative - Stage H/F Cyrillus

Poste

En tant qu'Assistante Administrative, vous appuyez la responsable de production et êtes le point central de l'organisation et du suivi des projets (casting, production, événements). Vous assurez la coordination logistique et administrative pour permettre aux équipes de se concentrer sur leurs missions.

Objectif du poste

Assurer le bon déroulement des opérations administratives et logistiques liées aux projets (casting, production, événements), en support des équipes, avec un fort enjeu de coordination et d'anticipation.

Missions principales

1. Organisation & coordination logistique

• Réservation des transports (TGV, etc.) et hôtels pour les équipes
• Négociation et booking des hôtels
• Réservation des hôtels, billets et navettes pour castings et repérages
• Organisation des repas / traiteurs
• Organisation des livraisons (collections, matériel...)
• Préparation et gestion des valises (départs / retours)

2. Suivi administratif & prestataires

• Gestion des bons de commande (délégation sous supervision)
• Demandes de création de comptes fournisseurs
• Suivi des devis et confirmations auprès des agences de location
• Organisation du repassage (prise de contact et confirmation prestataires)

3. Coordination casting & production

• Suivi des sélections casting
• Transmission des informations aux agences
• Suivi des disponibilités
• Coordination avec les Directeurs Artistiques jusqu'au booking final

4. Gestion comptable & suivi financier

• Suivi et envoi des factures
• Gestion des demandes de paiements anticipés
• Relance des paiements

Profil

Profil recherché

Nous recherchons un profil d'assistante administrative polyvalente, capable de gérer plusieurs sujets simultanément dans un environnement dynamique.

Qualités clés :

• Organisation et rigueur
• Sens des priorités
• Patience
• Proactivité
• Excellent relationnel
• Agilité et adaptabilité
• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle (multi-projets)

Autres informations

Département : Marketing

Durée : 6 mois