Assistant Administratif et Financier Mutualisé - Communauté d'Agglomération Paris Saclay H/F

Structures de coopération territoriale

Rattaché·e à la direction des Finances, l'Assistant·eadministratif·ve et financier mutualisé·e sera le·a référent·e en termes de suivi budgétaire des directions des finances, des affaires juridiques, de la communication et des systèmes d'information. Il/Elle sera également le·a référent·e du secrétariat administratif de la direction des Finances et, ponctuellement, de la direction des affaires juridiques. Dans le cadre d'une relation de travail reposant sur la confiance, vous assistez les différents directeurs afin d'optimiser la gestion de leurs activités.

A ce titre, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes :
- L'organisation de l'agenda des directeurs des finances et des affaires juridiques : tenue de l'agenda et prise des rendez-vous en fonction des priorités, rappel des informations importantes et transmission des messages, organisation des déplacements.
- La réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique pour ces deux directions : prise de notes et mise en forme de tout type de courriers, saisie de documents de formes et contenus divers, organisation du classement et de l'archivage des dossiers, suivi de projets et des activités, intégration des priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
- L'accueil téléphonique et physique du secrétariat de ces deux directions : renseignement des interlocuteurs et relais si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, réception, filtre et transmission des messages téléphoniques et des courriels.
- Le suivi de l'exécution du budget des directions des finances, des affaires juridiques, de la communication et des systèmes d'information (émissions des bons de commandes, validation du service fait, suivi des relances des prestataires).
- La réception des commandes et suivi de l'inventaire physique et comptable des biens pour la Direction des systèmes d'information.
- La programmation des conférences budgétaires, ainsi que la programmation et le suivi administratif des délibérations de la Direction des Finances en vue des commissions thématiques dédiées, de la CLECT et du conseil communautaire.