Secrétaire Administratif Polyvalent du Pôle Protection Maternelle Infantile P.M.I -... H/F

Conseils départementaux

Descriptif de l'emploi
Participer aux différentes missions de secrétariat et à la gestion administrative des dossiers du Pôle P.M.I au siège de la Direction Enfance Famille Insertion

1- Secrétariat
2- Gestion du courrier et du logiciel KOLOK
3- Traitement des avis de grossesse, des certificats de santé (CS8, CS9 et CS24) et des avis de naissance
4- Participation aux commandes de fournitures (siège) et de documents (ensemble du Pôle)
5- Participation au suivi et à la distribution des carnets de maternité et des carnets de santé
6- Assistance administrative sur le dossier du SAF co-parentalité (relevés trimestriels)
7- Référent HORUS et appui technique des agents du Pôle P.M.I sur ce logiciel
Description détaillée
1 - Secrétariat:
- accueil physique et téléphonique
- gestion agenda et logistique de la coordonnatrice du Pôle et participation à cette gestion pour le Directrice Enfance Famille Insertion
- gestion de la BAL PMI et de la BAL carnet de maternité
- rédaction des compte-rendus de réunion
- rédaction et mise en forme des courriers, notes et autres documents du Pôle
- rédaction des notifications (courriers, conventions...) dans le cadre du vote du BP, des DM et des CP (logiciel AIDEN)
2 - Courrier :
- ouverture et envoi du courrier
- diffusion au personnel
- gestion du logiciel KOLOK: enregistrement des courriers, notes...
- traitement de certains plis: état de frais, de mandes de formations (tableau de suivi)
3 - Traitement papier et dématérialisé des avis de grossesse, des certificats de santé (CS8, CS9 et CS24) et des avis de naissance :
- saisie
- archivage

4 - Commandes des fournitures de bureau au siège et de documents du Pôle P.M.I
- recueil des besoins
- centralisation des commandes
- suivi et gestion des commandes
5 - Suivi et distribution des carnets de maternité et des carnets de santé:
- envoi des carnets (Hôpitaux, MLS, usagers)
- suivi du stock et gestion de la distribution des différents carnets
6 - Assistance administrative sur le dossier SAF Coparentalité:
- vérification mensuelle des plannings
- transmission au service gestionnaire
- élaboration de courriers

7 - Référent Horus et appui technique des professionnels PMI:
- paramétrage en lien avec la DOSIN
- soutien technique auprès des professionnels
- création de nouveaux utilisateurs
- fusion de dossiers lors doublon