Assistant Administratif H/F

Institut Education Motrice A.Pedebidou

Dans le cadre de son fonctionnement, l'ASEI recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) sur les établissements de TOURNAY (FAM Jean Cadorne et IEM PEDEBIDOU) afin d'assurer le bon déroulement des activités administratives des établissements.

Rattaché(e) à l'adjointe de direction, vous apportez un appui opérationnel à la direction, aux équipes pluridisciplinaires ainsi qu'aux familles.

MISSIONS TRANSVERSALES IEM et FAM

1. Assistance à la direction sur la gestion des ressources humaines

- Saisir et suivre les éléments de gestion des temps (Octime) :

o Saisis des remplacements et horaires de travail selon mode opératoire
o Contrôles des heures de travail, contrôles des anomalies

- Préparer les éléments administratifs liés aux contrats :

o Suivi des contrats de travail : remise aux salariés, transmission au cadre de direction pour signature, et transmission au service RH
o Transmettre aux salariés les documents liés à l'embauche.

- Gestion des candidatures et stages :

o Réceptionner les candidatures (spontanées et stages)
o Accuser réception selon modèle
o Classer et transmettre à la direction
o Assurer le suivi administratif des conventions de stage

2. Gestion des transports des usagers

- Organiser et suivre les transports selon les consignes établies :

o Planifier les trajets (taxis, transports adaptés)
o Contacter les prestataires et transmettre les informations nécessaires
o Mettre à jour les plannings de transport
o Préparer et suivre les conventions de transport (mise en forme, suivi des signatures)
o Signaler toute difficulté ou dysfonctionnement à la direction

MISSIONS IEM

1. Gestion administrative générale

- Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers courants à partir de modèles validés (familles, partenaires, notifications diverses)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique :

o réceptionner les appels
o orienter vers les interlocuteurs concernés
o prendre et transmettre les messages

- Réceptionner, trier, enregistrer et distribuer le courrier entrant et sortant
-Assurer le suivi administratif des dossiers usagers :

o mise à jour des pièces administratives
o classement et archivage (papier et numérique)
o vérification de la complétude des dossiers

- Gérer les dossiers de rentrée :

o préparation des documents administratifs
o suivi des retours
o relances simples si nécessaire

2. Assistance à la direction sur l'organisation et le fonctionnement des services

Contribuer à l'organisation logistique et administrative :

- Planifier les réunions à la demande de la direction ou des équipes :

o réservation de salles
o envoi des convocations
o préparation des supports si besoin

-Rédiger et diffuser des comptes rendus simples (ex : réunions de coordination médicale) à partir de notes ou d'enregistrements
- Mettre à jour les tableaux de suivi (activité, organisation, planning)

Assurer le suivi administratif et logistique des PPA :

- Planifier les réunions PPA en lien avec les équipes
- Envoyer les convocations aux professionnels et aux familles
- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions
-Assurer le suivi des documents :

o réception
o classement
o diffusion selon consignes

- Mettre à jour les outils de suivi (tableaux, échéanciers)

Organisation des rendez-vous médicaux

- Assurer la coordination logistique :

o Planifier les consultations médicales en lien avec les professionnels concernés
o Informer les familles et organiser les modalités pratiques
o Mettre à jour les plannings
o Transmettre les informations utiles aux équipes