Office Manager H/F Vinci SA

Description
VINCI est un leader mondial des concessions, de l'énergie et de la construction, présent dans près de 120 pays. Son ambition, face à l'urgence environnementale, est d'accélérer la transformation du cadre de vie, des infrastructures et de la mobilité. Elle est aussi de contribuer au progrès social en agissant en entreprise humaniste, inclusive et solidaire. VINCI mobilise ainsi sa performance économique et l'engagement de ses 294 000 collaboratrices et collaborateurs au service d'un monde plus durable, en jouant pleinement son rôle de partenaire privé, d'utilité publique.

Département
La Fabrique de la Cité est le think tank des transitions urbaines. Elle réunit acteurs et experts de toutes disciplines et de tous horizons géographiques pour identifier et comprendre les enjeux économiques, sociaux et écologiques des villes. Elle s'appuie sur les expertises des membres de son comité d'orientation pour définir un programme annuel de débats, de rencontres, d'études de terrain et de travail documentaire. Attentive aux meilleures pratiques françaises et internationales, La Fabrique de la Cité observe les équilibres et les dynamiques propres aux territoires, met en lumière des initiatives inspirantes, clarifie les controverses et soumet au débat public des propositions de nouveaux modèles de développement des villes.

Intégré.e aux équipes de La Fabrique de la Cité, vous aurez pour mission, sous la responsabilité de la directrice générale, d'assurer l'ensemble des missions administratives (gestion, RH, reporting) de La Fabrique, d'assister les membres de l'équipe dans les relations avec les services support de Vinci SA (juridiques, financiers, informatiques...), de participer à l'animation de l'équipe (organisation, relation avec les autres entités logeant dans le même bâtiment) et au rayonnement de la Fabrique de la Cité (événementiel), auprès de tous ses publics (professionnels de la ville des secteurs public et privé, élus locaux et nationaux, universitaires, étudiants).

Missions
Administratif :
Gestion du budget de la Fabrique, en relation avec la Directrice Générale, les chefs de projet et les directions financières
Gestion et suivi des contrats, conventions, avec les partenaires et prestataires, en relation avec la direction juridique
Programmation et organisation des instances de la Fabrique (Comité d'orientation / Conseil d'administration)
Suivi de la relation avec les services supports de Vinci SA et avec les cabinets des directions générales du Groupe VINCI

Soutien à l'équipe :
Accueil des nouveaux arrivants et aide à la prise en main de l'environnement de travail
Accompagnement de l'équipe dans les démarches (missions, notes de frais, réservations)
Mise en oeuvre des moyens matériels, de fonctionnement de la Fabrique (fournitures, gestion des stocks de publications, organisation des espaces...)

Animation du collectif :
Animation du collectif Fabrique (réunions récurrentes, temps partagés, formations