Assistant de Direction en CDD H/F 3F

Rattaché(e) à la Directrice de la Gestion Locative, vous assurez un soutien opérationnel, administratif et organisationnel à la Direction de la Gestion Locative, afin de faciliter la gestion quotidienne, optimiser le fonctionnement interne et garantir la fluidité des échanges et des décisions.

• Gestion administrative au sein de la Direction de la Gestion Locative
  Préparer l'instruction de dossiers : rechercher et synthétiser des informations et se mettre en relation avec les interlocuteurs dédiés
  Préparer des tableaux de bord, indicateurs et synthèses pour la direction.
  Participer à la rédaction de notes de synthèse, bilans et documents de pilotage.
  Assurer le suivi administratif de projets transverses.
  Contrôler le respect des échéances pour la réalisation des démarches administratives, de diffusion des documents obligatoires et consolider les éléments à communiquer
  Participer à l'élaboration et au suivi de la mise en oeuvre d'un budget
  Contribuer aux achats et vérifier la faisabilité budgétaire d'une commande, rechercher des fournisseurs
  Effectuer le rapprochement comptable et les saisies pour paiement des factures
• Assistanat d'activité au sein de la Direction de la Gestion Locative
  Gérer l'agenda, les priorités et les déplacements de la Directrice de la Gestion Locative
  Organiser les réunions, comités, rendezvous et événements internes.
  Préparer les dossiers, supports et documents nécessaires aux réunions.
  Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, notes, comptes rendus et présentations.
  Assurer le rôle d'interlocuteur privilégié entre la direction, les équipes internes et les partenaires externes.
  Filtrer et prioriser les demandes entrantes (mails, appels, sollicitations).
  Faciliter la circulation de l'information et garantir la confidentialité des échanges.
  Organiser la circulation et la diffusion de l'information en interne et en externe
  Coordonner les interactions avec les prestataires, institutions, clients ou fournisseurs.
  Classer et archiver suivant les règles de conservation définies
  Mettre à jour le suivi administratif informatique des dossiers