Secrétaire Administratif - Administrative Polyvalente H/F

France Travail

Nous recherchons le ou la secrétaire administrative polyvalent (e) qui nous rejoindra et qui sera partie prenante de notre structure à temps partiel : 24 heures hebdomadaire.
Sa Mission :
* Accueil et secrétariat :
- Accueil du public durant les horaires de travail.
- Renseignements téléphoniques et prise de rendez-vous.
- Interface avec les partenaires (institution, établissements scolaires)
- Traitement et classement du courrier électronique et papier.
- Rédaction et traitement des courriers papier.
- Les mails et courriers importants à destination des partenaires, aux officiels, à la région, à la préfecture ainsi qu'aux établissements, doivent être vérifiés par un membre du bureau avant envoi.

* Gestion administrative :
- Saisie des factures, tenue du cahier de caisse, saisie des opérations comptables sur le logiciel de comptabilité EBP en collaboration avec la bénévole comptable et/ou le cabinet d'expertise comptable.
- Suivi et relance des paiements et suivi régulier sur les « en-cours » avec le trésorier.
- Archivage papier et numérique des pièces comptables et administratives respectant les procédures internes.
- Assistance au montage et suivi des dossiers de demandes de subventions publiques en collaboration avec le bureau.
- Préparation des dossiers administratifs (pré-saisie, photocopies, envois, etc.).
- Rédaction des comptes-rendus des diverses réunions et entretiens.

* Missions générales et vie associative :
- Saisie et suivi des adhésions, mise à jour mensuelle des fichiers adhérents et partenaires.
- Représentation de l'association sur divers évènements (tenue de stand et évènements de promotion auprès des établissements et partenaires).
- Relecture des outils de communication (flyers, dossiers de présentation, communiqués de presse), avant validation par le bureau.
- Gestion avec la responsable administrative de la communication générale de l'association.
- Préparation des calendriers de distribution et restitution des manuels scolaires.
- Participation aux campagnes de distribution et restitution des manuels scolaires après validation avec le bureau.

Profil souhaité :
- Diplôme (Bac Pro à Bac +2) ou expérience significative (2 ans minimum) en secrétariat.
- A l'aise avec l'outil téléphonique.
- Polyvalence, rigueur et bienveillance.
- Avoir le sens de la hiérarchie et de la discrétion.
- Avoir le sens du contact.
- Sens de l'organisation et esprit d'initiative.
- Savoir gérer son temps et mettre en priorité ses travaux.
- Bonne notion de gestion et de comptabilité.
- Très bonne capacité rédactionnelle.
- Excellente maîtrise de l'orthographe.
- Très bonne élocution.
- Sensibilité aux alternatives, connaissance du terrain militant.
- Savoir développer et établir de bonnes relations avec le public au téléphone et en personne.
- Très bonne maîtrise en bureautique et informatique : Excel, Word, gestion de base de données, messagerie, Internet en général.
- Connaissances sur les logiciels EBP (comptabilité), Orphée et 3A seraient un plus.
- Déplacements sur les établissements scolaires le cas échéant.