Assistante de Direction - Douvres la Delivrande H/F

Communes

Assistance au DGS en matière de secrétariat général, de prise de rendez-vous et de gestion d'agenda, de préparation de conseils municipaux et d'élections

Secrétariat
Gestion de l'agenda du DGS et du Maire
Gestion administrative
Assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ....), les reproduire et les diffuser
Traiter et diffuser des informations internes et externes
Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière Participer à la gestion administrative de la collectivité en appliquant les procédures dédiées
Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
Participer à l'organisation d'événements internes et à l'organisation matérielle des élections

Accueil - Communication
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Assurer les prises de rendez-vous
Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances