Assistant de Direction Mutualisee Direction de l'Évènementiel - Direction de la Vie Culturelle H/F

Communes

Contribuez au rayonnement culturel et événementiel de la Ville d'Arras.

Assister directeur/trice de la Vie Culturelle et le directeur/trice de l'Evénementiel et par défaut, du coordinateur(rice) :
- Gérer l'agenda : organisation de l'agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités du directeur/trice de la Vie Culturelle et de l'Evénementiel et par défaut, du coordinateur(rice), suivi des rendez-vous, des réunions, planification des différentes instances et réunions
- Organiser les rendez-vous, réunions, visites, et déplacements (ordres de missions, réservations, états de frais)
- Travailler en collaboration avec les chefs de service et les chefs de projet de la direction
- Participation aux réunions de directions respectives et rédaction des comptes-rendus
- Garantir un reporting régulier
- Rechercher, centraliser et diffuser les informations

Assurer le suivi administratif des deux Directions :
- Assurer le suivi des courriers pilotés et non pilotés et la rédaction des réponses
- Assurer le suivi des parapheurs, des notes d'informations et d'intention
- Assurer les demandes techniques et les suivre (Astech)
- Suivre les demandes spécifiques (demandes du directeur de Département, du cabinet ...)
- Assurer le suivi des dossiers administratifs : traitement des candidatures du projet Ville de
Noël, du marché des saveurs sur le projet Fête de l'Andouillette et du formulaire d'inscription
sur le projet Fête de la Musique.
- Assurer une veille particulière sur les délais de transmission
- Suivre les projets et activités de la direction
- Assurer la vérification de la mise en page des courriers, des notes, des diaporamas et tout autre document de la direction
- Gérer le planning de congés des agents
- Gérer le stock de fournitures de bureau et procéder aux commandes

Assurer l'accueil physique et téléphonique des deux Directions :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : filtrer les arrivées, les appels et transmettre les messages téléphoniques
- Fournir le premier niveau d'information et réorienter, si nécessaire, vers les services compétents

Autres missions :
- Toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du service et ce dans le respect du statut particulier du grade de l'agent
- Suppléance de la régie de recettes des directions
- Éventuel renfort pour l'organisation d'évènements