Assistante Administratif H/F

Proxima Interim

Votre rôle et vos missions au quotidien :

Le matin, vous démarrez en mode "tour de contrôle" : Vous ouvrez le planning, vérifiez les démarrages du jour, créez ou prolongez les contrats de travail, contrôlez les cartes BTP et les visites médicales à planifier. Le lundi, cette séquence peut occuper toute la matinée - les autres jours, comptez environ une heure. C'est votre rituel de mise en route, celui qui garantit que tout le monde est bien en poste et en règle.

Tout au long de la journée, vous êtes le point d'ancrage administratif de l'agence :

* Accueil physique et téléphonique des candidats, intérimaires et partenaires : vous êtes le premier visage et la première voix de Proxima.
* Gestion et suivi des dossiers intérimaires : collecte et vérification des pièces justificatives (CNI, permis, documents réglementaires), création des dossiers sur Tempo (notre logiciel métier), remise et suivi des EPI, gestion des stocks et commandes fournisseurs (surtout pour les EPI, on en a un paquet).
* Coordination des visites médicales : prise de rendez-vous, enregistrement des convocations, envoi des rappels SMS aux salariés, information aux clients et à l'équipe recrutement.
* Suivi des cartes BTP : déclaration, commande, relance - vous vous assurez qu'aucun salarié ne part sur chantier sans sa carte.
* Traitement des demandes intérimaires : relevés d'heures (vérification, enregistrement, relance si incomplet), attestations, questions sur les bulletins de salaire, saisie des absences, affiliation à la mutuelle Intérimaire Santé.
* Rédaction et suivi des contrats : contrats de mission et de mise à disposition, envoi, relance pour signature, vérification de la conformité.
* Soutien administratif transversal : vous êtes la ressource de l'équipe pour toute question ou tâche administrative - l'équipe recrutement peut compter sur vous.

En fil rouge : la vigilance réglementaire. Vous n'êtes pas seulement une personne qui saisit des données. Vous êtes celle qui voit quand quelque chose ne va pas, qui le signale immédiatement, et qui contribue à maintenir le niveau d'exigence qui fait notre réputation auprès de nos clients.

La personne que nous recherchons

Vous avez une formation ou une expérience dans le domaine administratif - BTS Assistant de Gestion, Secrétariat, ou équivalent - idéalement acquise en alternance ou dans un environnement avec beaucoup de volumes. Vous n'avez pas forcément des années d'expérience, mais vous avez déjà évolué dans des structures où l'organisation n'était pas optionnelle.

Vous possédez des connaissances de base en droit du travail et en gestion administrative RH : lire un bulletin de salaire, comprendre la structure d'un contrat de travail, identifier ce qui est conforme ou non - pas besoin d'être juriste, mais il faut avoir ces réflexes.

Vous êtes parfaitement à l'aise avec les outils numériques : Pack Office (Excel notamment), logiciels métiers (la connaissance de Tempo est un plus, mais pas un prérequis), et vous naviguez sans difficulté entre plusieurs applications simultanément.

Surtout, vous avez développé une capacité d'organisation hors norme : vous savez prioriser, structurer votre journée, absorber un flux continu de demandes sans vous laisser submerger, et reprendre efficacement le fil d'une tâche après une interruption - parce que dans cet open space, les interruptions font partie du quotidien.

Prêt(e) a relever le défi ? Postulez ! Nous avons hâte de vous lire.