Secrétaire Accueil et Administrative H/F

France Travail

Vos missions :
Rattaché(e) au pôle administratif et sous la responsabilité de la Direction générale, vous assurez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de la structure.

1. Accueil et secrétariat général :
- Accueil physique et orientation des visiteurs, partenaires et intervenants
- Gestion du standard téléphonique et filtrage des appels
- Traitement des messages (téléphone, mails, outils internes) et transmission aux services concernés
- Gestion du courrier entrant et sortant (tri, numérisation, diffusion, affranchissement)
- Suivi des boîtes mail génériques de la structure
- Appui administratif courant (classement, archivage, saisie, mise en forme de documents)
- Contribution à la qualité de l'image et de l'accueil de la structure

2. Secrétariat administratif et appui aux activités techniques et formation :
- Appui administratif aux pôles techniques (bâtiment, chaleur renouvelable, photovoltaïque)
- Préparation, mise en forme et envoi des études et rapports (PV, bois énergie, géothermie, etc.)
- Création et suivi des dossiers administratifs liés aux contrats d'assistance à maitrise d'ouvrage et relances associées (pôle bâtiment performant)
- Utilisation et mise à jour des outils internes de suivi (base de données, tableaux de bord)

3. Appui à l'activité formation :
- Préparation logistique des sessions de formation (documents, supports, pochettes stagiaires et formateurs)
- Organisation des aspects matériels et logistiques (réservations, repas, salles)

4. Missions transverses :
- Gestion des fournitures et du matériel de bureau
- Appui à l'organisation des réunions d'équipe (convocations, salles, comptes rendus)
- Suivi du parc de véhicules (entretien, contrôles, sinistres)
- Archivage physique et numérique des documents
- Gestion logistique ponctuelle (courrier, déchets, recyclage, déchetterie)
- Contribution à l'organisation interne et au bon fonctionnement des services

Votre Profil :
Formation
- Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent
- Débutant(e) accepté(e) si forte motivation et capacités organisationnelles avérées

Compétences et qualités
- Excellente organisation et rigueur administrative
- Aisance relationnelle et sens du service
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Bonne expression orale et écrite
- Maîtrise des outils bureautiques (Office 365)

Savoir-être
- Polyvalence et adaptabilité
- Esprit d'équipe
- Discrétion et fiabilité
- Sens de l'accueil et de la relation usagers
- Intérêt pour les enjeux environnementaux et la transition énergétique

Rémunération : selon profil et expérience à définir

Avantages : des titres déjeuners (avec une participation employeur de 50%) - une bonne mutuelle employeur - Vous bénéficiez au total de 30 jours de congés par an et de congés pour enfant malade. Le télétravail est possible sur la base de 12 jours par an, après période d'intégration. Pour la pause méridienne, un espace de restauration équipé est mis à disposition des salariés. En cas de déplacement, un véhicule de service est mis à disposition.