Assistante - Assistant de Direction H/F

Service Public

Rattaché(e) à la Conseillère technique de la Direction de l'Offre de Soin, l'Assistant(e)de Direction est particulièrement en charge de:

MISSION 1 : Secrétariat de la Direction de l'Offre de Soins
· Mettre en oeuvre les modalités de fonctionnement du secrétariat de la Direction de l'Offre de Soins (RDV, échéances, préparation de réunions, fournitures ...) en lien avec l'assistante de direction DOS sur le site d'Amiens, les assistantes des Sous-Directions et des Pôles de la Direction de l'Offre de Soins et le secrétariat du Directeur Général
· Prendre en charge le traitement, le suivi et l'archivage du courrier entrant - notamment pour le site de Lille -ainsi que du courrier sortant
· Contribuer à la mise en place de la dématérialisation de la chaîne du courrier entrant via l'applicatif dédié, et participer aux formations liées à cet outil en interne de la Direction de l'Offre de Soins
· Assurer la continuité de l'activité de la Direction, en lien avec les secrétariats des Sous-Directions et Services, des différents sites, composant la Direction de l'Offre de Soins
· Contribuer à la gestion des relations internes et externes de la DOS : Accueil téléphonique et/ou physique, orientation des différents interlocuteurs, transfert d'informations

MISSION 2 : Gestion des agendas de la Direction de l'Offre de Soins
Assurer le secrétariat des membres de la Direction de l'Offre de Soins et plus particulièrement :
· Organiser et gérer les RDV, les réunions et les déplacements, suivre les échéances
· Assurer la préparation et le suivi des dossiers divers
· Gérer la messagerie de la BAL fonctionnelle de la Direction : réponse, information, recherche, diffusion et archivage des informations nécessaires (outil dédié)
· Elaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, des documents et des comptes rendus de réunion

MISSION 3 : Appui à la cellule CARAQSS
· Suivi et rédaction de mails de préconisation, enregistrement de documents dans SIREC, suivi des RDD

Partenaires internes:
- Tous les services DOS
- Toutes les directions de l'ARS

Partenaires externes:
- Les établissements de santé, fédérations, organisations syndicales
- Les collectivités territoriales,
- Les organismes d'assurance maladie
- DGOS, CNG
- Les ARS des différentes régions