Agent d'Accueil et Secretaire Administratif RH H/F

Association Solidarite Estuaire

Description du poste
Nous recherchons un agent d'accueil et secrétaire administratif (H/F)
. Le planning sera sur 4,5 jours réparti de la manière suivante :
- Secrétaire administratif RH (H/F) : le mardi, lundi après-midi et mercredi après-midi ou lundi matin (au choix)
- Agent d'accueil (H/F) : le mercredi matin, jeudi et vendredi
Horaire de l'accueil : 9h - 17h et 1h de pause

Vous serez particulièrement en charge de :

1. Activités de secrétariat
o Accueil physique et téléphonique en fonction du planning au siège de l'Association : orientations vers les personnes et les dispositifs compétents, renseignement du suivi des appels sur Tagalis
o Gestion des boites mails génériques du secrétariat
o Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre de la démarche qualité garantissant les droits des personnes accueillies
o Gestion du courrier (réception, envoi) et dispatching vers les différents services
o Préparation des documents pour la navette vers Saint Nazaire
o Mise en page de documents, photocopies, reliure de documents
o Achats de petites fournitures (timbres, titres de transport, fournitures administratives)
o Gestion des stocks et des achats

2. Activités administratives liées aux RH

o Recrutement : diffusion des annonces sur les jobboards en appui au chargé RH

o Intégration des salariés
- Transmission du mail de confirmation d'embauche
- Vérification des documents et réalisation des différentes démarches liées à l'embauche listée dans la procédure d'embauche (mutuelle, prévoyance, registre unique du personnel, etc.)
- Suivi des stagiaires (documents intégration, registre unique du personnel)
- Rédaction des contrats et avenants
- Mise en signature des contrats / avenants et suivi des signatures

o Gestion des dossiers du personnel
- Mise à jour et conformité des dossiers

o Suivi des visites médicales
- Réalisation des demandes de visites médicales auprès de la médecine du travail
- Transmission des convocations aux salariés et chef.fes de service concerné
- Enregistrement des attestations et transmission des attestations le nécessitant
- Mise à jour du tableau de suivi
- Mise à jour de la liste des salariés sur la liste des salariés sur la médecine du travail (création, clôture)

o Appui à la création d'outils ou de procédures ou à leurs mises à jour (livret d'accueil, fiches de poste, etc.)

3. Activité en lien avec la Paie
o Enregistrement et suivi des abonnements de transports en commun et Indemnités Kilométriques Vélo
o Gestion du logiciel Octime
- Création des nouveaux salariés
- Suivi et contrôle des saisies
- Accompagnement des salariés sur l'outil
- Calcul d'annualisation de salariés

Profil recherché

o Expérience sur un poste d'accueil
o Dans l'idéal, une expérience dans le domaine du médico-social, associatif
o Maitrise des outils et logiciels Microsoft office et de Outlook
o Qualités relationnelles, sens de l'accueil, de l'écoute,
o Respect d'une discrétion professionnelle
o Travail avec une équipe pluridisciplinaire

Avantages
RTT, Congés trimestriels (15/an), Congés enfant malade, Ticket restaurant, mutuelle prise en charge à 75% employeur, 50 % prise en charge transports en commun et/ou vélo, oeuvres sociales, indemnités kilométriques vélo

Conditions de recrutement
Poste à pourvoir dès que possible
Temps plein (1 etp)
Salaire selon convention collective CHRS