Assistant Administratif & Gestion H/F

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MISSIONS & RESPONSABILITES : - Accueil & Flux de communication - Gestion du standard téléphonique fixe - Réception, traitement et dispatch des emails entrants (boîte accueil) - Secrétariat courant : courrier, rédaction de devis simples, gestion des agendas

Appels d'Offres Publics - Volet administratif - Veille et identification des AO publics sur e-marches publics, Dematis, Maximilien. - Constitution et mise en forme des dossiers de candidature (DC1, DC2, attestations, références) - Mise en forme et relecture des mémoires techniques (structure, présentation, charte graphique) - Suivi des échanges sur les plateformes dématérialisées et respect des délais de dépôt - Archivage et traçabilité des candidatures déposées

Support opérationnel & assistanat de direction
- Appui des 3 encadrants : coordination, relances, collecte de pièces - Suivi des documents de chantier : PPSPS, DOE, PV de réception, ordres de service - Assistanat du Président : gestion d'agenda, préparation de réunions - Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, procédures internes

Facturation & Décomptes (DGD) - Établissement des factures clients selon les avancements transmis par l'équipe terrain - Dépôt et suivi sur Chorus Pro (marchés publics) et plateformes privées - Préparation des Décomptes Généraux Définitifs (DGD) sur la base des éléments transmis
- Relances clients sur retards de paiement et suivi de la libération des retenues de garantie - Suivi du tableau de bord facturation / encours clients

Pré-comptabilité & Suivi comptable
- Récupération, rapprochement et traitement des factures clients et fournisseurs
- Suivi fournisseurs : préparation des mises au paiement après validation RAID
- Lettrage clients/fournisseurs dans l'outil comptable
- Rapprochements bancaires selon la périodicité définie
- Préparation et transmission des éléments mensuels au cabinet comptable (Pennylane à venir)

Liaison Cabinet Comptable & éléments RH
- Interface avec le cabinet comptable : TVA, révision, préparation du bilan
- Collecte et transmission des éléments variables de paie (heures, primes, absences)
- Gestion des notes de frais et justificatifs
- Suivi administratif RH : contrats, visites médicales, déclarations, registre du personnel

Structuration & digitalisation (mission transverse)
- Participation à la migration et structuration SharePoint dans le cadre de Microsoft 365 Copilot
- Mise en place de routines de suivi : AO, facturation/DGD, fournisseurs, cabinet
- Formalisation de checklists et tableaux de bord légers pour fiabiliser les processus
- Force de proposition sur l'amélioration continue de l'organisation administrative

Profil recherché :
Comptabilité : Notion de pré-comptabilité et des outils comptables appréciée (Pennylane - migration en cours)
Outils : Pack Microsoft 365 (Excel, Word, SharePoint, Copilot) - niveau opérationnel requis
Marchés publics : Connaissance des marchés publics, plateformes de dépôt, Chorus Pro - un vrai atout
Qualités clés : Rigueur, autonomie, sens de la confidentialité, polyvalence, gestion des priorités en TPE