Assistant de Direction - Mairie de Louveciennes H/F

Communes

Placé sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Générale des Services, vous assurez le lien administratif entre la Directrice Générale des Services, le Cabinet du Maire, les élu(e)s, les différentes directions de la collectivité, les partenaires institutionnels (Communauté d'Agglomération, Préfecture, Conseil Départemental...)

A ce titre, vos principales missions auprès du Maire et de la DGS sont les suivantes :

- Organisation et gestion administrative du secrétariat du Maire et de la DGS :
Accueil physique et téléphonique (réception, transmission de messages)
Tenue des agendas (gestion des rendez-vous, planification des réunions,), et contrôle des échéances,
Organise et coordonne les informations internes et externes
Organisation et suivi logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations, invitations...)
Gestion journalière du courrier du service et des réponses aux administrés
Gestion des commandes du secteur (cartes de visites, insignes, écharpes...),
Préparation des dossiers avant les rendez-vous du Maire
- Rédaction des procès-verbaux, relevés de décision, comptes rendus de réunions
- Relecture des actes administratifs (arrêtés, décisions...) et transmission au contrôle de légalité
- Suivi financier du budget (engagement des dépenses, validation des bons de commandes)
- Régisseur de la régie d'avance du secrétariat général
- Participation à l'organisation des conseils municipaux
- Suivi complet de dossiers
- Assiste, aides aux animations des évènements spécifiques (ex : nouveaux arrivants)
- Recherche et diffusion d'informations