Assistant de Direction - Commune de Saint Paul H/F

Communes

Sous l'autorité du Directeur de l'Aménagement du Logement et de l'Habitat, l'assistant(e) de direction a pour principales missions d'assurer le secrétariat de la direction et gérer l'agenda du directeur. Il/Elle doit préparer et suivre les dossiers d'aménagement, de logement et d'habitat. Il/Elle coordonne les informations entre les différents services et partenaires. Il/Elle organise les réunions, rédige les comptes-rendus et suit les plans d'action.

Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

* Gestion administrative :
- Assurer le secrétariat de la direction,
- Gérer l'agenda du directeur,
- Traiter le courrier entrant et sortant.

* Préparation des dossiers :
- Constituer et suivre les dossiers relatifs aux projets d'aménagement, de logement et d'habitat.

* Coordination et communication :
- Servir de point de liaison entre la direction, les services internes, les autres directions du Pôle, le Cabinet du Maire, les partenaires externes et les citoyens.

* Organisation des réunions :
- Planifier et organiser les réunions, conférences et autres événements, y compris la logistique associée.

* Rédaction de documents :
- Rédiger les comptes-rendus de réunion, les rapports, les notes de synthèse et tout autre document nécessaire,
- Mettre en place une base de documents types de la DALH ainsi que des tableaux de bords de suivi,
- Veiller au respect du circuit des délibérations (contrôle des délais, format des actes, signature et contrôle de la légalité, et notification).

* Suivi des plans d'action :
- Veiller à la mise en oeuvre et au suivi des plans d'action décidés par la direction.

* Gestion de l'information :
- Collecter, classer et archiver les informations et documents de manière efficace et sécurisée en privilégiant le format numérique.

* Accueil et communication :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Répondre aux demandes,
- Orienter les interlocuteurs.

* Gestion du courrier :
- Traiter le courrier entrant et sortant, y compris la rédaction,
- Effectuer la mise en forme de documents.

* Suivi administratif :
- Gérer le suivi administratif de dossiers spécifiques,
- Élaborer des tableaux de bord de suivi d'activité.

* Support logistique :
- Organiser les déplacements professionnels,
- Gérer les aspects logistiques des événements.

* Archivage :
- Classer et archiver les documents de manière efficace et sécurisée.

* Assistance en réunion :
- Participer à certaines réunions pour la prise de notes et la gestion des comptes-rendus.

* Gestion des urgences :
- Savoir gérer les priorités et les urgences qui peuvent survenir dans le cadre des activités de la direction.