Gestionnaire de Site H/F AECD

L'AECD est à la recherche d'un Gestionnaire de site H/F.

Le-la Gestionnaire de site a pour objectif principal d'assurer le suivi administratif et financier des actions et la tenue professionnelle du site d'exécution permettant un fonctionnement opérationnel efficace.

Plus spécifiquement, le-la Gestionnaire de site est amené(e) à :

1. Assurer le suivi administratif et financier des actions de formation

Suivi administratif

• Assurer le suivi administratif de l'activité de formation professionnelle du site d'exécution
• Superviser le fonctionnement administratif du site d'exécution
• Utiliser les outils administratifs et professionnels mis à disposition
• Saisir les éléments administratifs des apprenants dans le logiciel SC-Form GALIA
• Alimenter les bases de données et/ou logiciels obligatoires : SoWeSign, SAFRAN, TEAMS, ...
• Préparer et gérer les états de présence des apprenants
• Relayer les informations au Coordinateur pour une prise de décision : présence / absence ; saturation des actions ; comportement inadapté d'un apprenant ; etc.

Suivi financier

• Préparer les éléments administratifs relatifs à l'élaboration de la facturation des actions
• Appliquer la procédure de facturation
• Collaborer avec l'équipe opérationnelle dédiée à la facturation

2. Assurer la tenue professionnelle et la gestion du site d'exécution

Accueil physique et téléphonique

• Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique du site d'exécution
• Orienter et renseigner les usagers : Apprenants, Formateurs, Partenaires, Candidats, ...

Gestion logistique

• Assurer la gestion logistique du site d'exécution : propreté des différents espaces ; affichages ; sécurité du site ; archivage ; aménagement des espaces ; etc.
• Faire remonter les éventuels besoins d'aménagement, via l'outil Helpdesk, au service logistique
• Assurer la gestion des stocks du site d'exécution : produits d'hygiène ; produits de papeterie ; etc.
• Réaliser les commandes via l'outil Helpdesk auprès du service Logistique
• Organiser les ouvertures / fermetures du site d'exécution : gestion des clés
• Réaliser et articuler le planning d'occupation des salles

Gestion des équipements techniques

• Vérifier le fonctionnement des équipements numériques mis à disposition des apprenants et/ou des intervenants : salles informatiques ; ordinateurs portables ; tablettes ; vidéoprojecteurs ; téléphones ; etc.
• Informer, via l'outil Helpdesk, le service informatique des éventuels dysfonctionnements constatés
• Vérifier la conformité et la validité des équipements de sécurité : extincteurs, trousse de secours ; registre de sécurité ; etc. en lien avec le Référent Sécurité de la structure.

3. Accompagner les équipes opérationnelles administratives dans leurs fonctions

• Former et accompagner les équipes opérationnelles administratives à appliquer les procédures et utiliser les outils professionnels mis à disposition : SC-Form GALIA ; SAFRAN ; TEAMS ; etc.

4. Assurer le suivi de la démarche Qualité au niveau administratif

• Après validation du Coordinateur, mettre en ligne les documents relatifs à la démarche Qualité dans les « dossiers stagiaires » de l'équipe TEAMS
• Vérifier et contrôler la complétude des documents administratifs générés par les Systèmes d'Information