Assistante de Direction des Systèmes d'Information - Mairie de Plaisir H/F

Communes

Rattaché à un directeur ou à un responsable de service, l'assistant de direction intervient sur l'ensemble des affaires courantes liées au travail de son responsable. Gestion du courrier et des appels téléphoniques, tenue de l'agenda, classement, organisation des déplacements professionnels, rédaction de documents administratifs..., ses missions sont très variées allant bien au-delà des simples tâches de secrétariat. En qualité de collaborateur direct, l'assistant de direction assure notamment le suivi de dossiers transversaux aux enjeux majeurs
Définition du métier :
Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance fournisseur, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).
Peut coordonner une équipe.

Missions liées au poste
Sous l'autorité du Directeur des systèmes d'information
Activités principales
-Accueil physique
-Filtrer des appels téléphoniques
-Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
-Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
-Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
-Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
-Réaliser la gestion administrative des contrats
-Préparer et gérer le budget
-Préparer et organiser des réunions
-Saisir des documents numériques
-Réaliser la gestion administrative du courrier