Assistant Administratif en Alternance H/F

GFS

Votre mission

Au sein du service administratif/accueil, vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe pédagogique, les formateurs et les stagiaires.
Vous serez un maillon essentiel du bon fonctionnement quotidien du campus, grâce à votre sens du service, votre réactivité et votre polyvalence.

Vos principales responsabilités

Suivi de l'assiduité des stagiaires
- Suivi des émargements stagiaires et formateurs via EDUSIGN
- Alerter les conseillers en réussite professionnelle lors de retards et absences des stagiaires

Gestion des salles
- Mise à jour quotidienne du tableau des salles
- Préparation du planning hebdomadaire
- Collecte et gestion des besoins en salles
- Communication auprès des équipes et intervenants

Accueil physique et téléphonique
- Accueil et orientation des visiteurs
- Réception d'appels et transmission d'informations
- Prise de messages et mise en relation avec les interlocuteurs

Soutien pédagogique
- Préparation des sujets d'examens
- Gestion des diplômes et des cartes étudiantes
- Préparation matérielle des événements : jurys, JPO, thématiques, etc.
- Participation à la mise en place et au suivi des événements du CFA

Tâches administratives diverses
- Reprographie et mise en forme de documents
- Classement, archivage, inventaires (justificatifs, suivis, dossiers.)
- Assistance sur l'utilisation des copieurs
- Réapprovisionnement papier et veille au bon fonctionnement du matériel
- Rédaction de courriers et e-mails
- Vérification et mise en ordre des salles

Ces missions ne sont pas limitatives : des tâches complémentaires pourront être confiées selon les besoins du service.
Nous vous proposons une formation en alternance en BTS Gestion de la PME à GFS en lien avec cette offre.

Profil recherché

Compétences techniques (savoir-faire)
- Communication écrite et orale maîtrisée
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des règles d'accueil
- Sens des règles et consignes de sécurité

Qualités personnelles (savoir-être)
- Organisation et rigueur
- Polyvalence
- Autonomie et force de proposition
- Sens de la confidentialité
- Bon relationnel et sens du service

Prérequis
- Niveau BAC
- Intérêt pour les métiers de l'administration, de l'accueil et de la gestion