Assistant Administratif H/F FEDERATION APAJH

L'APAJH de l'Indre est actif sur le Pôle Vie Sociale (Foyer d'Hébergement, Foyer de Vie, Service d'Accompagnement à la Vie Sociale, Service d'Accompagnement des Accueillants Familiaux) et sur le Pôle Vie Professionnelle (Etablissement et Service d'Aide par le Travail, Entreprise Adaptée).

Finalité du poste

Sous la responsabilité du Directeur, vous participez, à travers diverses missions de secrétariat administratif et commercial, à la mise en oeuvre du pilotage des Etablissements du pôle vie sociale et du pôle vie professionnel de d'Indre.

Missions

Vous assistez un ou plusieurs responsable(s) afin d'optimiser la gestion de leur activité.

Vous coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement des structures.

Vous organisez les instances obligatoires des personnes accueillies (CVS etc...) et assurez conjointement avec la Direction des établissements la communication des informations internes auprès des fonctions territoriales.

Gestion Administrative :

Réception et traitement des appels et du courrier

Assure le secrétariat du Pôle Vie Sociale (frappe, courrier, classement, prise de rendez-vous etc...)

Assure une assistance quotidienne dans la gestion administrative du personnel et travailleurs (suivi des présences, saisie des absences, suivi des effectifs par atelier, suivi des dossiers des usagers, démarches de prévention et sécurité (visites médicales, accident du travail) convocation aux formations / aux entretiens obligatoires, attestation employeur etc...)

Réalise divers courriers en lien avec les activités des structures et le public accompagné (MDPH, organisme tutélaire, famille, partenaires extérieurs etc...)

Gestion des achats

Préparation des commandes de fournitures et/ou petit matériel courants pour la direction

Assurer un contrôle de cohérence dans la gestion des commandes (rapprochement entre les bons de commande, bons de livraison et factures)

Demander les devis auprès des fournisseurs et prestataires

Suivre de la planification des contrôles périodiques et maintenance des établissements

Gestion commerciale :

Réception et traitement des appels clients - répartition des diverses demandes par atelier du Pôle Vie Professionnel (devis, réclamations etc...)

Réalisation du traitement commercial et administratif des commandes des clients dans un objectif de qualité (suivi informatique via le logiciel interne)

Communiquer à la clientèle et aux prospects les offres commerciales des établissements (création support de communication, diffusion, mailing etc...)

Etablissement de divers reportings en lien avec l'activité commerciale des ateliers

Les clés de réussite sur ce poste :

Organisation et rigueur

Orientation client avec une excellente élocution et une communication orale / écrite efficace

Dynamisme, proactivité avec un esprit de synthèse, capacité à travailler en équipe tout en étant autonome

En tant qu'Assistant(e) commercial(e) et administratif(ve), vous avez un bon relationnel. Vous avez le sens des priorités et êtes investi(e) dans toutes vos missions.