Responsable du Pôle État Civil Élections Funéraire - Pantin H/F

Communes

Vous mettez en oeuvre un pôle public de qualité, dans le respect des cadres réglementaires et conformément à la politique municipale dans les domaines état-civil, élections, affaires générales, titres d'identité et funéraire.
Vous facilitez les démarches administratives, notamment par la mise en place de télé- procédures.
Vous êtes garant des relations avec les partenaires institutionnels (préfecture, tribunaux, INSEE, OFII, ...).
Vous supervisez la gestion du cimetière (rotation des emplacements, entretien et aménagement de l'équipement)

Management du pôle, en lien avec les responsables d'équipe
- Organiser, planifier, suivre et évaluer les activités des agents
- Mobiliser les compétences autour du projet de direction et des objectifs opérationnels du pôle
- Animer des réunions d'équipes régulières
- Accompagner les agents dans leur projet professionnel (plan de formation, mobilité, montée en compétences...)
- Conduire les entretiens annuels des responsables d'équipe et des référents

Pilotage opérationnel des actions conduites par le pôle
- Assurer une veille juridique dans les domaines de compétences du pôle
- Veiller à l'actualisation de la documentation de référence pour le pôle (procédures) et les usagers (fiche usagers, règlement du cimetière, ...)
- Diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement du pôle en interne et auprès des autres pôles
- Définir les outils de pilotage du pôle, suivre la mise à jour des tableaux de bord et leur diffusion
- Participer activement au développement des télé-procédures relatives aux domaines d'activité du pôle (dématérialisation des actes d'état-civil, démarches administratives en ligne, ...)
- Piloter la préparation des scrutins électoraux et être garant de leur bon déroulement
- Conduire les auditions de mariage et de reconnaissance
- Accompagner les responsables d'équipe dans le traitement des dossiers complexes
- Valoriser les projets du pôle (cimetière, scrutins, télé-procédures, ...)
- Élaborer le budget du pôle et suivre son exécution


Pilotage transverse des actions conduites par le pôle
- Accompagner le pôle dans une démarche qualité (satisfaction des usagers, réduction des délais d'attente, qualité du traitement des demandes...)
- Participer à l'amélioration des relations avec les partenaires institutionnels tels que la préfecture, les tribunaux (instance et grande instance), l'INSEE, l'OFII...