Assistant Administratif H/F

Groupement d Employeurs Somme

Le Service de Remplacement de la Somme recherche pour un de ses Partenaires sur le territoire de Martainneville sa ou futur "Assistant Administrative".

Il/elle est le garant de la facturation client et du bon suivi du stock de matière. Il/elle assure une polyvalence avec sa collègue de l'accueil et entrées/sorties de matières.

MISSION I - Facturation clients et suivi des matières
Au quotidien :
- Suivi des contrats de vente, vérification des prix
- Création des bons de livraisons informatiques après récupération des BL papier
- Editer et contrôler les factures
- Envoi aux clients, classement

En fin de mois :
- Récapitulatif mensuel des stocks pour la compta matière
- Calcul des prix moyens matières
- Transmission de statistiques (FESTAL, assurances)
- Suivi des dossiers TNA et étoupes

MISSION II -Accueil et entrées / sorties de matières
Pour la partie accueil physique :
- Assure l'accueil physique, renseigne, oriente ou accompagne les visiteurs et adhérents de la coopérative.
- Réceptionne les appels téléphoniques, « filtre »et transmet en tenant compte des plannings des collaborateurs, oriente vers les interlocuteurs concernés. Prend et transmet les messages éventuels.
- Vente aux particuliers

Pour la partie entrées / sorties de matières
- Pèse les camions à l'entrée et à la sortie
- Oriente les chauffeurs et informe ses collègues des entrées
- Etablit le bon de livraison (papier), le CMR, les transmet au chauffeur et au client
- Transmet le carnet des bons de sorties ainsi que les bons de pesées à la comptable pour facturation
- Transmet au client le bon d'enregistrement : par mail ou via le chauffeur (graines)

MISSION III - Participe à la gestion administrative et assure une polyvalence
- Assure diverses tâches de secrétariat, diverses tâches administratives
- Se forme et s'informe. Communique et rend compte de son activité au directeur et à la RAF
- Polyvalence avec ses collègues en cas d'absences de celles-ci
- Capable de s'adapter au changement lié aux évolutions de logiciel en cours et au développement de la coopérative

LES MOYENS A DISPOSITION
Matériels : Ordinateur, logiciels spécifiques (SOGI et K- net / Kerhis - Géofolia) - Outils bureautique

LE PROFIL
Savoir Faire : Connaissances, Compétences et Expérience
- Bac +2 orientation Assistant gestion PME/ PMI- 1ère expérience souhaitée- Connaissance du milieu agricole est un plus
- Connaissances de base en comptabilité
- Aptitudes rédactionnelles et orthographe
- Aptitudes pour les chiffres
- Maitrise de l'outil informatique : Pack office (Word, Excel, PP), internet, Outlook, SOGI, K-net

Savoir Etre : Aptitudes et Comportements
- Sens relationnel / Ecoute
- Sourire/ sens de l'accueil
- Aisance à l'oral / Courtoisie
- Diplomatie
- Sens de la communication - Sens de l'organisation / gestion des priorités
- Esprit d'équipe et d'entreprise ++
- Discrétion/ confidentialité
- Ouverture d'esprit/curiosité - Autonomie
- Rigueur
- Réactivité/disponibilité- Flexibilité
- Esprit d'analyse
- Humilité