Gestionnaire Administratif du Pôle Alternance H/F

Centralesupelec

Au sein de la Direction des Etudes du cursus ingénieur de CentraleSupélec et rattaché (e) au Responsable du pôle Alternance, votre mission principale sera d'assurer la gestion administrative et le suivi de tous les élèves-ingénieurs en apprentissage.
Cette mission concerna tous les apprentis du cursus ingénieur CentraleSupélec du campus de Saclay et nécessitera des interactions avec les gestionnaires de l'alternance des campus de Metz et Rennes.

A ce titre, les activités principales seront les suivantes :

- Gestion des fiches de présences des apprentis sur le campus de Saclay, et récupération des fiches de présence des apprentis des campus de Rennes et de Metz. Identification des absences importantes ou récurrentes et signalement par courrier aux entreprises concernées.
- Organisation et suivi de la mobilité des apprentis 2A à Centrale Pékin, à Centrale Casablanca ou en entreprise, et recensement des demandes de dispense de mobilité.
- Participation à la préparation du COPIL avec le CFA, et participation à ce COPIL.
- Organisation d'amphis d'information pour les apprentis 2A et 3A, en présentiel ou en distanciel, et participation à ces amphis (souvent en fin de journée).
- Participation aux journées de rentrée des nouveaux apprentis de 1A sur les campus de Metz et de Rennes.
- Participation à l'identification, rédaction et relecture des modifications à apporter au règlement des études.
- Génération des calendriers annuels de l'alternance, en collaboration avec les autres membres du pôle alternance.
- Réception et traitement des requêtes des apprentis 2A et 3A en lien avec le responsable de l'alternance.
- Soutien aux responsables de l'apprentissage sur les campus de Metz et Rennes, notamment pour répondre aux questions des apprentis de 1A.
- Aide au responsable de l'alternance pour la gestion des élèves en difficulté et pour tous les évènements imprévus concernant l'apprentissage.
- Participation au suivi administratif de l'entrée en apprentissage.
- Participation à la mise en oeuvre et au suivi de la procédure de contractualisation.

Profil recherché
Issu(e) d'une formation supérieure de type BTS ou BUT, avec une spécialisation dans la gestion administrative, ressources humaines ou en gestion des entreprises, vous justifiez d'une expérience réussie dans un poste similaire, dans un organisme de formation ou dans un centre de formation d'apprentis (CFA).
Vous maitrisez les outils bureautiques et logiciels de gestion de la scolarité tout en ayant une aisance avec les outils numériques et plateformes de gestion.
Vous disposez d'une bonne connaissance de la réglementation de la scolarité.
La connaissance de l'organisation et du fonctionnement du CNRS, d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel serait un plus.
Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie.
Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.
Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l'ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.
Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.
Vous faites preuves de discrétion, d'une grande aptitude à l'écoute et avez le respect de la confidentialité.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie et votre patience.
La maitrise de l'anglais est appréciée.