Assistante - Assistant de Coproprietes H/F QUADRAL PROPERTY

Au poste d'assistante/assistant de copropriétés, vous êtes rattaché(e) à la responsable de copropriétés et vous assistez la gestionnaire de copropriétés sur la gestion d'un portefeuille principalement résidentiels situés en Grand-Est.

Vous aurez notamment en charge les missions suivantes :

Gestion administrative :

- Répondre aux demandes écrites de la clientèle, soit directement soit sous la directive des gestionnaires de copropriétés ;

- Organiser les assemblées générales et les réunions des conseils syndicaux ;

- Diffuser les procès-verbaux auprès des copropriétaires ;

- Créer et mettre à jour les carnets d'entretien des immeubles ;

- Préparer la validation des factures en les rapprochant des bons de commande ;

- Assister les gestionnaires pour le suivi de la facturation.

Accueil physique/téléphonique :

- Répondre aux appels téléphoniques des copropriétaires, fournisseurs, administrations et traiter les demandes ;

- Accueillir la clientèle, les fournisseurs et répondre à leurs demandes.

Expertise métier :

- Mandater les prestataires dans le cadre de la maintenance technique des immeubles ;

- Assurer le suivi des interventions, les calendriers d'exécution en veillant à l'information et au respect des obligations des parties prenantes ;

- Réceptionner les devis, relancer les fournisseurs le cas échéant, et envoyer les devis au conseil syndical et/ou les mettre en attente de la prochaine assemblée ;

- Assurer le suivi des résolutions votées en assemblées générales ;

- Demander les devis à différents fournisseurs dans le cadre des appels d'offres ;

- Déclarer, gérer et suivre les sinistres jusqu'à indemnisation ;

- Suivre les garanties-constructeur ;

- Mettre à jour le registre des copropriétés.