Assistant de Direction H/F

Service Public

Missions et activités principales
Sous l'autorité directe du secrétaire général et de la directrice du musée et du groupement d'intérêt public, l'agent effectue les missions suivantes :
Description du poste occupé et des missions confiées :
1. Assistante du directeur et du secrétaire général.
1.1. Organisation des réunions réglementaires du musée : Envoi des convocations, préparation des dossiers, rédaction et envoi des comptes-rendus;
1.2. Coordination des activités de sensibilisation et de médiation des trois associations du musée . Recueil des activités proposées par les associations, mise à jour de la programmation des évènements du musée et suivi de leur publication sur le site internet de l'établissement ;
1.3. Organisation et installation des réunions de la direction ; Recherche de dates, envoi des invitations/convocations et éventuels dossiers ;
1.4. Gestion des appels téléphoniques, des agendas, prise de message et transmission ; Gestion des messages reçus sur l'adresse fonctionnelle du musée ;
2. Gestionnaire administrative et secrétariat du Musée.
2.1. Gestion budgétaire et financière : Suivi des enveloppes, des devis et des commandes ; Suivi et paiement des factures, (chèques, CB ou virements) ; Suivi du compte bancaire, interface avec le comptable ; Suivi des conventions d'occupation précaires, émission des factures correspondantes ; Préparation des documents budgétaires, financiers et comptables ;
2.2. Gestion du planning d'intervention des prestataires ;
2.3. Gestion et inventaire des fournitures et du matériel des stocks de consommables et de fournitures administratives ; Organisation des commandes ; Recherche de fournisseurs ;
2.4. Transmission des consignes au personnel ;
2.5. Suivi des commandes de communication du site, envoi d'informations sur les expositions et évènements aux institutionnels et sur les réseaux ;
2.6. Rédaction de courriers, de bordereaux de transmission, de courriels. Réponse aux courriels généraux ; Gestion des chronos (départ et arrivée) ;
2.7. Participation à l'accueil, à la sécurité et la sûreté du musée (incendie, évacuation) ; Assistance de premier secours aux personnes ;
2.8. Participation à l'accueil des personnalités en cas d'évènement ; Installation d'espaces et de matériel en cas d'évènements ;