Office Manager H/F Aroma Zone

Dans le cadre de notre fort développement, nous recrutons un Office Manager (F/H) en CDI, à Aix en Provence.

Missions

L'Office Manager assure le bon fonctionnement opérationnel du site d'Aix-en-Provence et contribue à créer un environnement de travail fluide, accueillant et performant. Il/elle accompagne les équipes, notamment le département e-commerce, sur des missions administratives, pré-comptables et RH, dans un souci de qualité et d'efficacité. Ses missions sont :

Assurer la gestion administrative & suivi budgétaire:

Assister les départements du bureau dans la gestion administrative et précomptable, en coordination avec la comptabilité et le contrôle de gestion.

• Assurer le suivi budgétaire des départements (dépenses, engagements, prévisions).

• Créer et mettre à jour les fiches fournisseurs.

• Préparer, vérifier et suivre les demandes d'achats.

• Contrôler la conformité des factures avec les budgets et les prestations réalisées.

• Suivre l'état des paiements et alerter en cas d'anomalie.

• Garantir la cohérence et le bon alignement avec la comptabilité interne et le contrôle de gestion.

• Participer à la structuration et à l'amélioration continue des process administratifs du département.

Accueil & support administratif :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et fournisseurs.

• Gérer le courrier, colis, navettes internes et documents administratifs.

• Mettre à jour les informations internes (affichages, annuaires, contacts).

• Rédiger, formater ou mettre à jour des supports (documents internes, process, notes...).

Gestion des services généraux & de l'environnement de travail :

• Piloter la gestion des locaux : accueil, salles de réunion, espaces communs.

• Suivre les prestataires (ménage, sécurité, fournitures...).

• Superviser la gestion du parc matériel : mobilier, badges, matériel bureautique, équipements divers.

• Gérer les commandes de fournitures et assurer le suivi des stocks.

• Organiser les déménagements internes, aménagements d'espaces et interventions techniques.

• Être garant du respect des normes d'hygiène, sécurité et accessibilité.

Support opérationnel & vie de bureau :

• Répondre aux besoins logistiques des équipes (réservations, matériels, salle, organisation).

• Organiser événements internes, réunions, déplacements.

• Contribuer à la vie d'équipe, à la convivialité du site et aux actions QVT/RSE.

• Être un facilitateur du quotidien et un relais de la culture AromaZone

Profil

• Bac +2/+3 en assistanat, gestion, comptabilité ou équivalent.

• Expérience péalable en office management, gestion administrative ou précomptabilité.

• Expérience confirmée en assistance administrative ou office management.

• Compétences avérées en précomptabilité : suivi budgétaire, fournisseurs, facturation, paiements.

• Bonne compréhension des principes comptables et du contrôle de gestion.

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, outils collaboratifs).

• Forte capacité d'organisation, gestion des priorités et autonomie

• Rigueur, fiabilité et sens du détail

• Polyvalence, proactivité et capacité à résoudre des problèmes

• Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (ecommerce, RH, finance, prestataires