Office Manager H/F Aroma Zone | Hyteck

L'Office Manager assure le bon fonctionnement opérationnel du site d'Aix-en-Provence et contribue à créer un environnement de travail fluide, accueillant et performant. Il/elle accompagne les équipes, notamment le département e-commerce, sur des missions administratives, pré-comptables et RH, dans un souci de qualité et d'efficacité. Ses missions sont :

Assurer la gestion administrative & suivi budgétaire :
Assister les départements du bureau dans la gestion administrative et précomptable, en coordination avec la comptabilité et le contrôle de gestion.

* Assurer le suivi budgétaire des départements (dépenses, engagements, prévisions).
* Créer et mettre à jour les fiches fournisseurs.
* Préparer, vérifier et suivre les demandes d'achats.
* Contrôler la conformité des factures avec les budgets et les prestations réalisées.
* Suivre l'état des paiements et alerter en cas d'anomalie.
* Garantir la cohérence et le bon alignement avec la comptabilité interne et le contrôle de gestion.
* Participer à la structuration et à l'amélioration continue des process administratifs du département.


Accueil & support administratif :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et fournisseurs.
* Gérer le courrier, colis, navettes internes et documents administratifs.
* Mettre à jour les informations internes (affichages, annuaires, contacts).
* Rédiger, formater ou mettre à jour des supports (documents internes, process, notes...).



Gestion des services généraux & de l'environnement de travail :
* Piloter la gestion des locaux : accueil, salles de réunion, espaces communs.
* Suivre les prestataires (ménage, sécurité, fournitures...).
* Superviser la gestion du parc matériel : mobilier, badges, matériel bureautique, équipements divers.
* Gérer les commandes de fournitures et assurer le suivi des stocks.
* Organiser les déménagements internes, aménagements d'espaces et interventions techniques.
* Être garant du respect des normes d'hygiène, sécurité et accessibilité.


Support opérationnel & vie de bureau :

* Répondre aux besoins logistiques des équipes (réservations, matériels, salle, organisation).
* Organiser événements internes, réunions, déplacements.
* Contribuer à la vie d'équipe, à la convivialité du site et aux actions QVT/RSE.
* Être un facilitateur du quotidien et un relais de la culture AromaZone