Pas de salaire renseigné
Assistant Administratif·ive - Commune de Saint Paul H/F
Communes
- Saint-Paul - 974
- Fonctionnaire
- BEP, CAP
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Placé sous la responsabilité de la Directrice, l'assistant administratif a pour missions des tâches administratives, de gestion d'informations, de planification. Il assure l'interface entre les agents du Service Santé et Bien-Être du Citoyen et du Service Actions et Animations Sociales, les acteurs locaux et autres services communaux et externes.
Temps complet : 35h00 (recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique)
- Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner des appels (informer, orienter et renseigner les correspondants)
- Effectuer les relances téléphoniques
- Relever et transmettre des messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des services
- Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme des documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Préparer, enregistrer les bons de commande
- Enregistrer et ventiler les factures
- Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des activités du service
- Traitement et suivi administratif des dossiers du service
- Réaliser et préparer des documents administratifs (notes internes, fiches de suivis, rapport d'accident, Procès-Verbaux...)
- Recueillir et traiter les informations en liens avec les actions du service
- Suivre et actualiser les outils de pilotage et de planification
- Référent Administratif
- Création et suivi des bons de commandes
- Préparer des dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV de travaux, factures...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
- Suivi administratif du personnel
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchique et DRH
Le profil recherché
Catégorie C : -CAP/BEP souhaité ; Expériences sur un poste similaire souhaité
Catégorie B : - Bac ou Bac +2 souhaité ; Expériences sur un poste similaire souhaité
Connaissance de la collectivité territoriale et de ses services
Règles de l'expression orale et écrite
Connaissances en matière de règles et procédures administratives du service
Technique de secrétariat
Techniques de prise de notes
Vocabulaire professionnel
Maîtrise de l'outil informatique (Libre office)
Connaissances des techniques de travail en coopération et en transversal
Connaissances des processus et circuits de décision de la collectivité
Respecter la confidentialité des données traitées (RGPD)
Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
Être capable de construire et/ou mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
Être capable de rédiger des PV
Être capable de communiquer efficacement : écouter, expliquer
Être capable de collecter et de partager avec les services compétents les demandes ou besoins des porteurs de projet
Être rigoureux et efficace (fiabilité du travail effectué, respect des délais, méthode, attention portée à la qualité du service rendu)
Être capable de respecter l'organisation collective du travail et la hiérarchie
Être capable de travailler en équipe et rendre compte de son activité
Être capable de s'adapter
- Sens du relationnel et de la communication
- Créatif et force de proposition
- Aptitude à travailler en équipe et en transversal
- Sens du dialogue et de l'écoute
- Qualités relationnelles
- Respect de la hiérarchie
- Respecter la confidentialité
- Sens de l'initiative
- Polyvalence
- Ponctualité et assiduité
- Aptitudes relationnelles : respect des relations professionnelles
Publiée le 20/03/2026 - Réf : O978260318000717
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