Agent - Agente d'Accueil H/F

Papillons Blancs

Missions :
Dans le cadre du développement associatif et d'un surcroit d'activité, vous intégrerez une équipe de trois personnes. Vous assurerez des missions essentielles au bon fonctionnement de la structure, sous la responsabilité de la direction générale. De nature polyvalente, dynamique et autonome, vous êtes le premier point de contact des usagers, partenaires, familles et professionnels.

Missions principales :
- Accueil physique et téléphonique du siège social et orientation des personnes vers le bon interlocuteur
- Fluidifier la circulation de l'information entre le siège social et les différents établissements de l'association (+ de 20 établissements et services),
- Gestion du courrier entrant et sortant en assurant notamment la traçabilité et les envois postaux,
- Participation à l'organisation logistique du siège social (réservations de salles, gestion de fournitures, liens avec les prestataires.),
- Réalisation de diverses tâches administratives : numérisation, mise en forme de documents, mise à jour de tableaux.
- Archivage physique et numérique des documents, selon les procédures en vigueur,
- Faire preuve d'initiative, alerter en cas de dysfonctionnements et proposition d'améliorations,
- Soutien ponctuel de l'équipe dans la préparation d'évènements, réunions et actions transversales

Profil :
Excellente maitrise d'un standard téléphonique,
bonne maîtrise de l'orthographe,
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook),
Capacité à gérer plusieurs tâches en simultané.
Sens du service et aisance relationnelle,
Autonomie, dynamisme, prise d'initiative, capacité à être rapidement opérationnel.le,
Sens de l'organisation, rigueur, ponctualité,
Discrétion professionnelle indispensable