Alternance - Assistant Administratif - Service Travaux BTS H/F Dalkia

Sous la responsabilité de l'Assistante de Direction vous assurez la gestion administrative et opérationnelle des chantiers, telles que :

Gestion Administrative des Chantiers
Dossiers Administratifs : Préparation des dossiers d'appels d'offres (mémoire technique, attestations) et montage des dossiers de réponse.
Création de demandes de travaux et de ciblage (devis) / Outil interne
Préparation de la facturation client et suivi des situations de travaux mensuelles.
Préparation du DOE (Dossier d'Ouvrage Exécuté) en fin de chantier pour le client.
Gestion du courrier : Réception, tri et numérisation du courrier entrant. Attribution aux concernés et expédition du courrier sortant (LRAR, bordereaux d'envoi).
Archivage structuré : Classement rigoureux des documents papier et numérique (arborescence informatique) par chantier.

Gestion des Sous-traitants & Fournisseurs (Tableaux de Bord)
Constitution des dossiers d'agrément des sous-traitants (vérification des assurances, URSSAF, Kbis...).
Établissement des contrats de sous-traitance et suivi des situations de travaux.
Suivi des agréments : S'assurer que chaque sous-traitant est officiellement agréé par le maître d'ouvrage avant son intervention sur site.
Suivi en temps réel : Mise à jour quotidienne des tableaux de suivi de la sous-traitance (Excel ou logiciel interne) : état d'avancement des agréments, et montants des contrats. Relancer proactivement les sous-traitants pour obtenir les documents arrivant à échéance (attestations
URSSAF semestrielles notamment).

Maîtrise de la Chaîne d'Achat (Devis & Bons de Commande)
Réceptionner les devis des sous-traitants et vérifier leur conformité par rapport au budget prévisionnel du conducteur de travaux.
Contrôler les quantités, les prix unitaires et les calculs de TVA (notamment en cas d'autoliquidation).
Préparation des Bons de Commande : une fois le devis validé, éditer le bon de commande interne. S'assurer que les conditions de paiement y sont bien mentionnées.

Valorisation des Compétences & Structure (RH/Qualité)
Mise à jour de l'organigramme : Actualiser régulièrement l'organigramme fonctionnel de l'entreprise ou du service travaux selon les arrivées et les évolutions internes.
Gestion des CV professionnels : Compiler et mettre à jour les CV des conducteurs de travaux et chefs de chantier (Ces documents sont indispensables pour les mémoires techniques des
appels d'offres).