Assistant Procurement H/F

Capefront Consulting

Contexte
Dans le cadre d'un projet d'ingénierie dans le secteur de l'énergie, une équipe procurement recherche un(e) Assistant(e) Procurement afin de soutenir les activités administratives et documentaires liées aux achats projet. La mission s'inscrit dans un environnement structuré avec des processus qualité et des outils documentaires dédiés.

Objectif du poste
Assurer le support administratif et documentaire de l'équipe Procurement afin de garantir le suivi des commandes, la bonne gestion des documents achats et la coordination avec les différentes parties prenantes du projet.

Missions principales
Support à l'équipe Procurement
Assurer l'assistanat quotidien de l'équipe procurement et répondre aux différentes demandes administratives liées aux activités achats.

Gestion documentaire achats
Gérer les documents procurement, assurer leur mise en signature, leur suivi et leur diffusion auprès des interlocuteurs concernés.

Gestion des commandes
Réceptionner les commandes, en assurer la diffusion et suivre leur traitement dans les outils de suivi.

Suivi administratif
Mettre à jour les tableaux de suivi relatifs aux documents procurement, aux correspondances et aux commandes.

Gestion des correspondances
Mettre en forme les correspondances, assurer leur numérotation, leur diffusion et leur archivage conformément aux procédures projet.

Gestion des comptes rendus de réunions
Gérer les comptes rendus de réunions émis par les membres de l'équipe procurement et les disciplines techniques : numérotation, mise en forme, réception des versions signées, diffusion et archivage.

Gestion documentaire projet
Maintenir à jour la base documentaire procurement sur les plateformes documentaires du projet, notamment SharePoint et GAIA. Assurer l'enregistrement, la classification et l'archivage des documents.

Gestion des communications
Gérer les boîtes mails procurement et assurer le suivi des échanges avec les différentes parties prenantes.

Organisation des réunions
Organiser les réunions internes et les réunions avec les fournisseurs, assurer la coordination logistique et le suivi documentaire associé.

Interface projet
Assurer l'interface avec les équipes internes, les fournisseurs, les partenaires et les clients dans le cadre du suivi administratif des activités procurement.

Tâches administratives diverses
Réaliser toute autre activité administrative ou de secrétariat nécessaire au bon fonctionnement de l'équipe procurement.

Environnement et outils
Office 365
SharePoint
Microsoft Teams
GAIA
Documentation projet et procédures internes

Profil recherché
Formation
Formation administrative, assistanat ou gestion.

Expérience
Une expérience dans un environnement projet, ingénierie ou achats constitue un atout.

Compétences techniques
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Office 365).
Bonne gestion documentaire et administrative.
Capacité à suivre des processus documentaires structurés.

Langues
Bonne maîtrise de l'anglais.

Qualités personnelles
Esprit d'équipe.
Rigueur et sens de l'organisation.
Autonomie.
Capacité d'adaptation.
Réactivité.
Capacité à travailler dans un environnement dynamique et en open space.

Exigences qualité
Le titulaire du poste devra respecter les procédures projet, les exigences d'assurance qualité et les standards documentaires applicables. Les documents produits devront répondre aux exigences de qualité technique, de contenu et de présentation.

CAPEFRONT est spécialisé dans le portage, l'assistance technique et le recrutement international.
Nous travaillons dans le domaine de la transition énergétique, en sécurisant et en développant les
capacités de production d'énergie.
Actif dans le secteur de l'énergie depuis près de 20 ans, CAPEFRONT a une grande expérience des
projets Offshore et Onshore à tous les stades.
CAPEFRONT et ses filiales offrent à leurs clients une large gamme de services à tous les stades de leurs
projets industriels, partout dans le monde.