Assistant Administratif pour le Pôle Enfance Jeunesse H/F

Cc Bresse Haute Seille

MISSION GENERALE DU POSTE : Sous la responsabilité de la responsable administrative du pôle Enfance Jeunesse Petite enfance, l'agent aura en charge, la relation administrative avec les familles et la gestion des inscriptions et réservations des enfants accueillis dans les accueils de loisirs en lien avec les directeurs de secteur et directeurs d'accueils de loisirs. L'agent sera un soutien permanent au directeur et à la responsable administrative du Pôle Enfance Jeunesse Petite Enfance en termes de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de suivi et de classement des dossiers de l'ensemble du service administratif du pôle.

MISSIONS PRINCIPALES :
Accueil du public : assurer l'accueil téléphonique et physique des familles
Répondre aux familles via les outils numériques (portail famille, mail.)
Conseiller et accompagner les usagers dans leurs démarches sur le portail famille
Suivre et contrôler les données issues du portail famille (inscriptions, réservations, pointage.) en lien avec les responsables de site
Renseigner des tableaux de suivi, collecter, mettre en forme, et analyser les données/indicateurs nécessaires au suivi de l'activité
Préparer la journée de pré-rentrée (Convocation, badges, feuille émargement, documents à remettre aux nouveaux agents. ; programme et planning d'intervention des différents intervenants ; réservation et préparation des salles) et la rentrée

MISSIONS SECONDAIRES :
Être en soutien à la Gestionnaire administrative et comptable pour la facturation et le suivi des impayés
Rédiger et/ou mettre à jour divers documents (Courriers, Notes de service et procédures, Règlements intérieurs de fonctionnement des ACM, Guide famille, Charte d'utilisation)
Réaliser les plannings des gouters
Publier les communications sur le portail famille
Mettre à jour les différentes échéances et instances dans les agendas Outlook du directeur de pôle et des directeurs de secteur et directeurs d'accueils de loisirs

COMPETENCES REQUISES :
SAVOIR-FAIRE :
Savoir gérer un standard et la relation publique (accueil, information, accompagnement .)
Maitrise des techniques de secrétariat et procédures administratives
Maitrise des outils bureautiques
Capacité à maitriser des logiciels spécifiques (portail famille, facturation.)
Savoir anticiper, organiser, planifier ses tâches
Bonne rédaction et capacité d'analyse
Transmettre les informations aux différents services et partenaires

SAVOIR-ETRE :
Bonnes aptitudes relationnelles, de communication tant en interne qu'avec les usagers
Respect des obligations de discrétion et confidentialité
Capacité d'écoute et sens de l'observation et de l'analyse pour améliorer les process
Rigueur, patience, organisation
Capacité d'adaptation, polyvalence
Être force de proposition
Travail en équipe

Prise de poste : 1 juin 2026 pour une durée de 7 mois (soit jusqu'au 31/12/2026)
Entretiens envisagés à compter du 8 avril 2026

Renseignements : Marie THIZY, ****@****.** - 03 84 44 46 80 / 06 88 12 82 84