Assistant Administratif et d'Accueil - Ccas de Noyon H/F

Centres communaux d'Action Sociale

Sous l'autorité de la directrice, l'assistante administrative du CCAS assure des missions d'accueil (physique et téléphonique) des usagers, sur le territoire, en vue d'un accès aux droits et aux services dans le champ social. Elle assure également des missions administratives dans la gestion des dispositifs et activités du CCAS (préparation et outils de suivi) en lien avec les membres de la direction.

1. ASSURER L'ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU C.C.A.S
- Assurer un accueil physique et téléphonique des usagers. Assurer une écoute active des demandes.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Informer, identifier les demandes sociales (comprendre la demande, en identifier la nature et le degré d'urgence) et orienter vers les services ou organismes compétents.

2.GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS ET DISPOSITIFS EN LIEN AVEC LES AGENTS DE L'EQUIPE ET LA DIRECTION
- Collaborer au travail de la Direction en assurant des tâches de secrétariat (instruction des dossiers, suivi des demandes et dispositifs, rédaction de courriers - mails, gestion des courriers et courriels, archivage des documents administratifs, gestion des agendas, demande de travaux, bons de commande.
- Concevoir, suivre et mettre à jour des tableaux de suivi
- Préparer et rédiger des comptes-rendus de réunion, rapports d'activités et documents de présentation.
- Assurer le suivi des demandes d'aides financières et fait le lien avec les acteurs locaux.
- Enregistrer le courrier départs et arrivées, suivi des parapheurs et relances, saisie de bordereaux.
- Suivi et Gestion des domiciliations

3. ASSURER LES MISSIONS DU REGISSEUR PRINCIPAL EN SON ABSENCE

4. ORGANISATION ET PARTICIPATION AUX MANIFESTATIONS ORGANISEES PAR LE CCAS
- Participer aux manifestations (Repas des séniors, bûche de Noël, Barbecue, fêtes des mères, colis de fin d'année)
- Mise sous pli (convocations des manifestations, plan canicule, courriers divers)