Gestionnaire Services Généraux H/F Sinclair Ressources

Rattaché(e) au Secrétaire Général et au sein d'une équipe de 2 personnes, vos missions sont :

Gestion du courrier entrant
-Réception et tri du courrier physique provenant des différentes navettes internes et partenaires.
-Réception des documents numériques via une messagerie dédiée.
-Vérification et suivi des accusés de réception.
-Numérisation des documents contractuels et administratifs.
-Intégration et classement des documents dans le système de gestion documentaire (GED).
-Mise à jour des bases de données de suivi des courriers reçus.

Gestion du courrier sortant
-Collecte et contrôle des documents à envoyer.
-Préparation des bordereaux d'expédition.
-Organisation des envois via les navettes internes et prestataires externes.
-Suivi et enregistrement des courriers envoyés dans les outils de suivi.

Gestion des colis
-Réception et distribution des colis aux destinataires internes.
-Organisation des expéditions via transporteurs.
-Archivage des bordereaux d'expédition lorsque nécessaire.

Gestion des fournitures
-Suivi et gestion des stocks de fournitures pour l'ensemble des services.
-Centralisation des demandes internes.
-Passation et suivi des commandes auprès des fournisseurs.
-Distribution des fournitures à réception.

Archivage documentaire
-Application des procédures d'archivage définies par les directions concernées.
-Numérisation et intégration des archives dans le système documentaire.
-Organisation et maintien des archives physiques.

Continuité de service
-Collaboration étroite avec l'assistanat d'un service support afin d'assurer la continuité des activités en cas d'absence.
-Possibilité d'assurer ponctuellement des missions administratives en support.