Assistant Secrétariat de Direction 80% H/F

Centre Hospitalier Loire Vendee Ocean

La Direction de site du Centre Hospitalier Loire Vendée Océan recherche un(e) Assistant(e) secrétariat à temps partiel (80%).

Le secrétariat de Direction comporte un poste de secrétaire de Direction et un poste d'assistante secrétaire. Ces postes sont complémentaires et organisés en binôme. La secrétaire de Direction et l'assistante secrétaire interviennent sous la responsabilité directe du Directeur délégué et de l'adjoint au Directeur délégué et en relation constante entre eux.

Le travail en lien avec les interlocuteurs externes (tutelles, élus, usagers, partenaires) et internes (médecins, membres de l'équipe de direction, encadrement, etc) est un facteur déterminant pour garantir la qualité du fonctionnement du secrétariat de Direction.

Vos missions au secrétariat de Direction seront les suivantes :
- Assurer la logistique des réunions organisées par la Direction de site
- Elaborer et suivre le planning des gardes administratives du site
- Assurer le suivi des différentes conventions de l'établissement
- Réunir, mettre en forme et intégrer les informations relatives aux différents dossiers d'autorisation de l'établissement, en lien avec les référents administratifs de pôle
- Assurer l'accueil et le filtrage des communications téléphoniques
- Effectuer prises de note, frappe et mise en forme de documents
- Assurer le classement des dossiers, assurer l'organisation administrative de diverses commissions
- Assister si besoin la secrétaire de Direction dans diverses missions (gestion de l'agenda du Directeur de site et de son adjoint, gestion des mails...etc)

Vos missions en tant que Référent communication du site :
- Elaborer certains outils et supports de communication internes et externes, en assurer la diffusion et la mise à jour
- Rédiger et publier les contenus du site internet
- Participer à l'organisation des évènements du Centre Hospitalier Loire Vendée Océan (cérémonie des voeux, des médailles...)
- Mettre à jour l'organigramme des Pôles du CH-LVO
- Mettre à jour l'annuaire interne
- Participer au groupe communication des Hôpitaux de Vendée

En l'absence de la secrétaire de Direction, l'assistante secrétaire assure la continuité de service du secrétariat de Direction.

L'organisation du travail :
- Amplitude horaire : 7h30 par jour à organiser entre 8h30 et 17h30 (coupure du midi 3/4 d'heures minimum)
- Du lundi au vendredi (jour de temps partiel à définir)
- Affectation sur le site de Challans

Vous avez un Bac ou équivalent Métiers du Secrétariat et de l'Administration ou expérience significative dans les missions de secrétariat hospitalier ? C'est parfait !

Nous recherchons un(e) assistant(e) secrétaire qui :
- Fait preuve d'aisance rédactionnelle
- Est rigoureux, sait s'organiser et s'adapter
- Est à l'aise en communication
- Maîtrise les outils informatiques et le milieu hospitalier

Nos petits + :
- Du temps en plus sous forme de RTT
- Notre situation géographique, proche de la côte et de la ville de Nantes (accessibilité en train)
- Un accès à la communauté de covoiturage KAROS avec une garantie de retour incluse et des tarifs avantageux
- Tarifs avantageux sur l'application GYMLIB permettant d'accéder à des salles de sport et des séances bien-être chaque mois
- Accès au self et cafétéria avec tarif préférentiel
- Comité d'oeuvres sociales et l'amicale : de nombreux avantages et réduction chez les commerçants, billetteries et locations de vacances
- Actions bien-être menées sur l'établissement
- Opportunités de carrière (mobilités professionnelles et investissement en formation)
Et bien d'autres encore !