Chargé de Gestion Administrative pour l'Apprentissage H/F

Institut de Formation Professionnelle en

Finalité :
Assurer la gestion des opérations administratives liées à l'apprentissage

Catégorie statut : Contractuel B

Résidence administrative : UFA Thomas Pesquet Coutances

Missions principales :

Aide à la gestion administrative des apprentis
- Organiser et accompagner les demandes d'apprentissage au sein du lycée : réunions d'information, sensibilisation au monde du travail, accueil et suivi des élèves pour la recherche de contrats
- Promouvoir les profils des candidats apprentis auprès des entreprises
- Conseiller les entreprises sur les rémunérations des alternants et les aides à l'embauche
- Recevoir les promesses d'embauche et éditer les contrats sur Ypareo
- Travailler en liaison avec le service conventionnement
- Promouvoir la mobilité internationale
- Informer sur les aides aux apprentis
- Assurer les demandes de 1er équipement
- Gérer les demandes d'aides au permis de conduire
- Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...).
- Renseigner et compléter l'outil de gestion Ypareo

Aide à la gestion pédagogique des apprenti-es :
- Veiller à la complétude des documents pédagogiques (livrets d'apprentissage, livret de co-formation)
- S'assurer que les visites en entreprise soient bien réalisées
- Participer au suivi des livrets d'apprentissage et de co-formation
- S'assurer de la mise en place des procédures conformément aux exigences du label qualité EDUFORM.

Aide à la gestion administrative des enseignants :
- Participer au suivi des heures réalisées par les enseignants

Collaboration avec le bureau de la vie scolaire :
- Contrôler et suivre l'assiduité et les retards des apprentis dans Pronote, informer régulièrement les entreprises des absences
- Participer aux réunions de travail et évènements en lien avec l'apprentissage, pouvant comprendre la réalisation de compte-rendus et le suivi des actions.
- Participer à des activités complémentaires aux enseignements (encadrement sorties public mixte Apprentis / Scolaires, activités sportives, culturelles ou artistiques, .).
- Aide à l'intégration collective des élèves handicapés

Relations hiérarchiques :
- Le chargé de gestion administrative pour l'apprentissage est placé sous l'autorité sous l'autorité du chef d'établissement, en lien , le DDFPT et le pôle apprentissage.

Spécificité :
- Informer, communiquer sur les formations par apprentissage
- Conseiller et accompagner les publics
- Organiser et participer à des actions de communications et événements liés à l'apprentissage
- Journée information Maîtres d'Apprentissage (invitations, statistiques sur les apprentis, accueil...)

Particularités fonctionnelles :
1607 h annualisées en établissement (sur tous les temps d'ouverture du lycée), en télétravail et travail à distance
- Exercice des fonctions en établissement, horaires parfois décalés appelant une certaine souplesse.


Connaissances :
- Maitriser les outils de bureautique.
- Connaître les conditions et modalités de mise en oeuvre de l'apprentissage
- Posséder des qualités rédactionnelles
- Connaître la réglementation applicable (droit du travail, apprentissage, cadre scolaire).

Profil professionnel :
- Discrétion professionnelle.
- Aptitude au travail en équipe.
- Aptitudes relationnelle et aisance à s'exprimer.
- Flexibilité et dynamisme.
- Autonomie, disponibilité et bienveillance.
- Rigueur et ponctualité.

Compétences opérationnelles :
- Maîtriser la mécanique du contrôle des absences, la gestion de dossiers et les tâches administratives
- Accueillir les partenaires et orienter les personnes selon leur demande.
- Organiser le calendrier des rendez-vous, visites, réunions et rencontres.
- Savoir appliquer la réglementation.
- Savoir être organisé et méthodique.
- Savoir adapter sa posture et son discours en fonction du public (élève, famille, équipe pédagogique, direction...)