Secrétaire Administrative - Administratif -Binôme des Secrétariats de Direction H/F

Direction des services judiciaires - CA NANCY

Le secrétaire administratif assure des missions administratives d'application et contribue à la mise en oeuvre des procédures nécessaires au fonctionnement des trois secrétariats de direction : président du tribunal judiciaire, procureur de la République et directeur de greffe. En qualité de binôme, il intervient en appui direct pour garantir la continuité du service, la fluidité des échanges et la bonne organisation administrative de la juridiction.

Activités principales - Secrétariat, administration et gestion

Assurer la tenue d'un secrétariat de direction en l'absence du titulaire (présidence, parquet, direction de greffe).
Gérer les aspects logistiques : fournitures, badges d'accès, clefs, salles de réunion, plannings de réservation.
Traiter une boîte structurelle et assurer la diffusion des informations.
Élaborer et mettre en forme des documents administratifs : comptes rendus, procès-verbaux, notes, tableaux de suivi.
Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes.
Tenir à jour les dossiers administratifs et contribuer à l'organisation documentaire.
Participer à la gestion du planning des audiences (secrétariat présidence).
Assurer la suppléance de la régie en cas de vacance du poste.

Activités spécifiques - Secrétariat du directeur de greffe

Gérer la badgeuse du pôle soutien et établir le tableau des permanences de fin de semaine.
Transmettre mensuellement les permanences pour paiement.
Mettre à jour l'annuaire, le trombinoscope et le livret d'accueil de la juridiction.
Assurer certaines missions RH : suivi de la médecine de prévention, gestion des conciliateurs de justice.

Activités transversales

Contribuer à l'optimisation de l'organisation des trois secrétariats et à l'harmonisation des pratiques.
Participer à l'animation du fonctionnement administratif des services.
Assurer, à titre exceptionnel, toute mission administrative confiée par la hiérarchie pour garantir la continuité du service public.
Environnement de travail

Le service est composé de cinq secrétaires administratifs, organisés en complémentarité pour assurer le fonctionnement des trois secrétariats de direction.