Assistante de Gestion H/F

Ies Solutions

1. Support à la direction

- Gérer l'agenda, organiser les réunions et planifier les rendez-vous.
- Organiser les déplacements professionnels.
- Préparer les réunions : convocations, ordres du jour, comptes rendus.
- Assurer la circulation de l'information entre la direction, les équipes internes et les partenaires externes.

2. Gestion administrative

- Rédiger, traiter et classer les courriers, factures, mails, notes et autres documents.
- Gérer le standard téléphonique
- Assurer le suivi, la mise à jour et l'archivage des dossiers administratifs.
- Préparer et suivre les documents nécessaires aux projets BTP : préparer les documents nécessaires dans les délais impartis

3. Gestion commerciale & financière

- Établir les devis, suivre les commandes et les facturations.
- Participer au montage des dossiers administratifs des appels d'offres.
- Assurer le suivi des indicateurs de performance et préparer des tableaux de bord ou rapports ponctuels

4. Coordination interne

- Collaborer avec les équipes chantier, le service comptabilité et les ressources humaines.
- Contribuer à la planification et à la mise à jour des plannings de projets.
- Veiller à la bonne circulation des informations entre les différents services.