Responsable ADV Adjoint H/F

Wibast

Wibast recrute pour son client, entreprise innovante éditrice de logiciels basée à Lyon, un Responsable ADV adjoint F/H.

Rattaché(e) à la Responsable du pôle ADV, vous êtes le maillon essentiel entre les équipes commerciales, les clients et les partenaires : votre mission consiste à garantir l'excellence opérationnelle de l'administration des ventes tout en contribuant activement à l'optimisation des process et outils de gestion.

Vos missions principales seront les suivantes :

- Piloter l'administration des ventes de bout en bout : Traiter les commandes et livraisons, assurer la facturation clients et l'enregistrement des règlements, gérer les relances avec rigueur et diplomatie pour optimiser le cash flow de l'entreprise.
- Accompagner et former les équipes commerciales : Animer des ateliers de formation sur les outils ADV, organiser des points de suivi d'activité (non-conformes, relances), et devenir le référent opérationnel des commerciaux pour fluidifier leur quotidien.
- Gérer la relation client avec excellence : Traiter les demandes clients (création de comptes, mise à disposition des éléments légaux), et garantir une expérience client irréprochable à chaque point de contact.
- Assurer le suivi fonctionnel des outils ADV : Maîtriser et optimiser les logiciels métier (Infocob, Gestimum), participer activement à la mise en place et au maintien de l'ERP, et garantir la fiabilité des systèmes de gestion commerciale et de facturation.
- Optimiser les process et structurer la documentation : Identifier les axes d'amélioration du process ADV, maintenir à jour les procédures écrites.
- Produire les reportings et indicateurs de pilotage : Préparer les éléments mensuels, participer activement à la remontée des données de vente et à la mise en place d'indicateurs de performance pour la direction.

En complément des missions ADV, une polyvalence sera nécessaire pour soutenir les missions suivantes :

- Gérer les achats et le suivi fournisseurs : Assurer le suivi et le traitement des demandes d'achats, suivre les factures fournisseurs et leur paiement.
- Organiser les déplacements professionnels : Réserver les hébergements et les transports, suivre les Ordres De Mission (ODM) et les factures correspondantes.
- Coordonner les événements internes : Préparer et organiser les différents événements de l'entreprise (séminaires, repas d'équipe, arbre de Noël).
- Assurer les missions transverses du pôle : Gérer le standard téléphonique (peu d'appels), traiter le courrier, assurer le classement et l'archivage ainsi que diverses missions pour garantir le bon fonctionnement quotidien du département administratif et financier.

Vous êtes titulaire d'une formation de niveau Bac +3 minimum (Licence professionnelle, Bachelor) en gestion, commerce, administration des ventes ou équivalent. Vous justifiez d'une première expérience réussie d'au moins 2 ans en Administration Des Ventes (ADV), idéalement acquise dans un environnement dynamique où la polyvalence et la réactivité sont essentielles.

Vous maîtrisez parfaitement les outils et logiciels informatiques, notamment le Pack Office (Excel avancé pour les tableaux de bord), et vous êtes à l'aise avec les outils spécifiques métier type ERP, CRM ou logiciels de gestion commerciale. Votre aisance avec les chiffres vous permet de produire des reportings fiables et de détecter rapidement les anomalies. Vous possédez un bon niveau d'anglais pour échanger avec des interlocuteurs internationaux si nécessaire.

Votre rigueur, votre sens de la méthode et votre organisation sont reconnus : vous savez gérer les priorités, respecter les délais et maintenir un haut niveau de qualité même en période d'activité intense.

Votre capacité d'analyse et votre force de proposition vous permettent d'identifier les axes d'amélioration et de contribuer activement à l'optimisation des process.

Votre aisance rédactionnelle garantit la qualité de vos écrits professionnels, tandis que votre aisance relationnelle et votre discrétion font de vous un interlocuteur de confiance pour l'ensemble des parties prenantes internes et externes.

Ce qui fait la différence : Votre envie sincère de contribuer à la structuration et à la digitalisation d'une fonction ADV en pleine évolution, couplée à votre capacité à former et accompagner les équipes avec pédagogie et bienveillance.

Prêt(e) à rejoindre une entreprise où votre expertise ADV fera vraiment la différence ? Envoyez-nous votre candidature et construisons ensemble l'excellence opérationnelle de demain.

Wibast est un cabinet expert du recrutement de profils cadres et managers issus des fonctions commerciales, marketing / digitales et support (finance, RH, juridique, paie).