CDD - Gestionnaire- Assistant Administratif Auprès des Conseillères Musées H/F

Service Public

Missions :

Sous l'autorité hiérarchique de la conseillère pour les musées, l'agent exerce les fonctions d'assistance administrative et plus particulièrement la gestion des dossiers sur le volet financier (fonctionnement et, le cas échéant, investissement). À ce titre, l'agent assure la mise en oeuvre des actions suivantes, pour l'ensemble des dossiers du service des musées:

- Gestion budgétaire et financière des actions 3 et 8 du BOP 175;

- Suivi de l'exécution budgétaire des crédits de fonctionnement et d'investissement du service des musées;

· Pour les dossiers de fonctionnement: instruction administrative des demandes de subventions (de la réception des dossiers à leur clôture); préparation des dossiers d'engagement et de paiement et des actes attributifs (arrêtés ou conventions) en lien avec le bureau des affaires financières (notamment saisie dans le logiciel Arpège et engagement dans Chorus Formulaire); contrôle des comptes-rendus et pièces justificatives; remplissage des outils de suivi;

· Pour les dossiers d'investissement: instruction administrative des demandes de subventions (de la réception des dossiers à leur clôture); préparation des dossiers d'engagement et de paiement et des actes attributifs (arrêtés ou conventions) en lien avec le bureau des affaires financières (notamment saisie dans le logiciel Arpège et engagement dans Chorus Formulaire); suivi des autorisations d'engagement (AE) et des crédits de paiement (CP); traitement des demandes de paiement et de prorogation; contrôle des demandes d'acomptes et de soldes; vérification des pièces justificatives et contrôle des dépenses au regard de l'opération subventionnée; suivi des restes à payer et des échéanciers; remplissage des outils de suivi;

· Suivi administratif global de ces dossiers (renseignements aux usagers, accompagnement dans leurs démarches, préparation et envoi des courriers de notification, etc.).

· Assistance ponctuelle des conseillères pour les musées: saisie de courriers et documents ainsi que mise en signature, préparation de leur envoi et leur archivage papier et numérique, suivi et mise à jour des documents de suivi et des fichiers d'adresses, recherche de documents dans les dossiers archivés. Si nécessaire, appui administratif pour la tenue des commissions scientifiques régionales et des délégations permanentes (participation à l'organisation matérielle et logistique des commissions, préparation de courriers, etc.).