Assistant de Direction H/F

Kerveiza

Le SAAAS est un service de soins à domicile pour les enfants déficients visuels des Côtes d'Armor de 0 à 14 ans. Ce service spécialisé a pour vocation à aller à la rencontre des enfants et de leurs familles dans leurs lieux de vie (domicile, crèche, école.).

Au sein du SAAAS de Saint Brieuc, l'Assistante de Direction joue un rôle clé en assurant le bon fonctionnement administratif du service, en soutenant la direction et en facilitant le travail des équipes pluridisciplinaires.

Missions principales
- Appui direct à la direction
- Gestion du planning partagé de la Direction : rendez vous, réunions, priorisation.
- Préparation, suivi et diffusion des documents administratifs et institutionnels.
- Réception, tri et transmission des demandes adressées à la Direction (candidatures, stages, partenaires.).
- Gestion administrative du service
- Ouverture, tri, numérisation et transmission du courrier entrant.
- Gestion des boîtes mails d'accueil : réorientation vers les professionnels, impressions, archivage.
- Envoi du courrier pour l'ensemble du service.
- Accueil physique et téléphonique : orientation, prises de messages, transmission aux équipes.
- Suivi des réserves et des stocks (fournitures, hygiène, épicerie).
- Passation de commandes (Amazon, Hoptoys, fournisseurs PEP.) et contrôle des livraisons
- Ressources humaines
- Administration du personnel : contrats, avenants, fins de contrat.
- Suivi des arrêts maladie, AT/MP, déclarations auprès des organismes.
- Suivi santé au travail.
- Gestion des dossiers du personnel.
- Saisie et suivi des EVP (Éléments Variables de Paie).
- Gestion GPA : création des comptes salariés, gestion des absences, archivage des dossiers.

- Suivi qualité et instances
- Participation à la démarche qualité du service.
- Organisation et suivi des enquêtes (satisfaction.).
- Préparation et suivi du CVS.
- Envoi, diffusion et archivage des PV du CSE / CSSCT.
- Gestion financières et prestataires
- Rapprochements commandes / factures / bons de livraison.
- Gestion et suivi des devis.
- Facturation des professionnels libéraux intervenant dans l'activité.
- Suivi et mise à jour des conventions avec les partenaires libéraux.

- Suivi des dossiers usagers et déclarations
- Gestion, mise à jour et archivage des dossiers enfants.
- Suivi de l'activité du service (tableaux, bilans, indicateurs).
- Déclarations d'accidents : usagers, véhicules (location / personnels), sinistres sur site
- Support informatique et technique
- Lien opérationnel avec le service informatique des PEP et Ouest Consulting
- Suivi de la maintenance préventive du matériel informatique.
Compétences et Aptitudes attendues
- Maîtrise indispensable des outils informatiques ; pack office, octime, ogyris
- Forte capacité d'autonomie
- Très bonnes capacités d'organisation, de gestion des priorités et de discrétion.
- Aisance relationnelle et sens de l'accueil.
- Très bonnes capacités d'organisation, de gestion des priorités et de discrétion.
- Aisance relationnelle et sens de l'accueil.
- Capacité à travailler avec plusieurs professionnels simultanément.
- Connaissance du secteur médico social ou du handicap : appréciée.

Type de contrat proposé
- Type de poste : CDD, à pourvoir dès que possible
- Temps plein
- Convention Collective 1966, indice de base : 434
- Lieu de travail : SAAAS - PEP Bretill'Armor - 16 rue de Brest - 22000 SAINT-BRIEUC