Assistant de Direction H/F

Rectorat

Le/la secrétaire assiste le chef d'établissement ou le secrétaire général de l'EPLE, dans l'organisation quotidienne de son travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique. Il/elle prend en charge les aspects logistiques du secrétariat. Le/la secrétaire est l'interface entre les usagers et les différents services de l'établissement. Il/elle rend compte de toutes les situations et de toutes les informations nécessaires à la gestion du service et à la prise de décision.
- Organiser et coordonner le fonctionnement général secrétariat de direction (bases élèves, professeurs, documents administratifs, outils de communication.).
- Assurer le secrétariat du service.
- Assurer le suivi administratif des dossiers des personnels enseignants, d'éducation et de surveillance et le secrétariat des élèves
- Accueil physique, téléphonique
- Lecture et gestion de la messagerie électronique
- Fournir une information de premier niveau aux personnels enseignants et d'éducation, aux élèves ainsi qu'aux interlocuteurs extérieurs.
- Organisation logistique et administrative des conseils d'administration et des conseils de classe
- Organisation logistique des examens

Conditions particulières d'exercice :

- Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes
- Organiser son travail en respectant les calendriers et les procédures - Appliquer des procédures et des règles administratives
- Inscrire son travail dans une organisation collective et un cadre hiérarchique, coopérer au sein d'une équipe et rendre compte de son activité
- Etre force de proposition dans une logique d'amélioration continue du service
- Etre en relation avec différents interlocuteurs : usagers (élèves, familles), personnels (enseignants et administratifs), services extérieurs (Rectorat, collectivités territoriales, autres EPLE,.)
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
- Savoir retransmettre avec précision et clarté