Assistant·e Prestations de Service H/F Semcoda

Le service exploitation immobilière a notamment pour missions, la gestion des contrats d'entretien et de maintenance sur les patrimoines neufs et anciens, la gestion des différents accords-cadres à bons de commandes liés à l'entretien de ce même patrimoine, la mise en place des marchés de travaux de renouvellement d'équipements et le suivi de ces chantiers.

Que ferez-vous ?

En tant qu'Assistant(e) prestations de service vous êtes garant du bon fonctionnement des équipements et de la satisfaction des locataires. Vous accompagnez la mise en place des contrats d'entretien et des différents accords-cadres et veillez à la bonne exécution des marchés. Vous vous placez en soutien des agences locales avec lesquelles vous entretenez des relations étroites sur les équipements individuels (chauffage, chauffe-eau, robinetterie ...) et collectifs (VMC, automatismes...).

Gestion administrative des contrats en cours et suivi global

- Échanges au quotidien avec les divers fournisseurs et agences (mail/téléphone)
- Tenue d'une BDD par type de prestation
- Information des agences
- Suivi des transferts de contrat de SEMCODA à ELLIPSE SYNDIC ; des transferts vers un syndic extérieur
- Suivi, anticipation et rédaction des avenants (vente / ajout en +/-, transfert etc.)
- Suivi des résiliations
- Gestion administrative, suivi et traitement des devis et factures travaux et hors contrat.
- Organisation de réunions avec les fournisseurs : planification, rédaction des comptes rendus
- Suivi des visites d'entretien
- Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR

Gestion administrative des marchés en cours

- Échange au quotidien avec les divers fournisseurs et agences (mail/téléphone)
- Tenue d'une BDD par type de prestation
- Information des agences
- Enregistrement et suivi des marchés
- Rédaction, envoi, publication et suivi des avenants en +/-
- Réception et traitement des factures
- Envoi aux fournisseurs des revalorisations tarifaires
- Suivi des résiliations
- Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR

Anticipation/ préparation et suivi des marchés et contrats

- Suivi des contrats arrivant à échéance avec rédaction des courriers de résiliation et mise à jour de la BDD
- Anticipation et création des marchés à venir (préparation des BPU au fur et à mesure des résiliations et des demandes d'agence)
- Réunion d'échanges avec le/la responsable du pôle et le/la gestionnaire marchés de services.
- Suivi en Marco et AWS des marchés,
- Etablissement des listings locataires
- Rédaction / envoi de courriers et suivi des LRAR

Accompagnement des agences / du tertiaire / ellipse / réséda / services internes

- Échanges au quotidien avec nos équipes internes (mails, téléphone, ...)
- Rédaction d'avenants ou d'OS.
- Suivi des demandes de mise en place de contrats par nos agences / marques / services internes

Divers

- Organisation des agendas, réunions et rendez-vous
- Gestion des mails et du courrier
- Accueil téléphonique
- Rédaction et envoi de mailings
- Classement
- Suivi des demandes de fibre optique

Informations complémentaires :
Poste ouvert dans le cadre d'un renfort, basé à Bourg en Bresse, à pourvoir dès que possible.

35 h par semaine sur 5 ou 4,5 jours / Horaires flexibles.
Télétravail possible 1 jour par semaine dans le cadre d'un accord d'entreprise.

Rémunération à partir de 1 913,85 € brut mensuel selon profil et expérience / Merci de transmettre vos prétentions salariales.

- 13ème mois
- 6 semaines de congés payés
- Carte titre restaurant (après 1 mois d'ancienneté / titres à 12€ par jour avec 7,20€ de participation employeur)
- Mutuelle familiale de base prise en charge à 100% par l'employeur
- Prévoyance
- Avantages CE
- Intéressement éventuel.
- Plan d'Epargne Retraite d'Entreprise COllectif (PERECO) et Plan d'Epargne Entreprise (PEE) abondés par l'entreprise (selon ancienneté)
- Compte Epargne Temps (CET) permettant de placer une partie des congés (selon ancienneté)

Rejoignez-nous !

Dans le cadre de sa politique d'égalité professionnelle entre les hommes et les femmes, la SEMCODA s'engage à étudier les candidatures en dehors de toute considération liée au sexe.
Lors du processus de recrutement, des critères de sélection strictement identiques sont appliqués.