Assistant de Direction - Ddp H/F Centres Unicancer

Finalités du poste :
Assister la Directrice de la Direction Datas et Partenariats
Assister le Directeur Médical et les sous-Directeur(trice)s de la DDP (Développement et Partenariats, Scientifique)
Coordonner auprès des centres et de la DGOS les activités liées à SIGAPS
Coordonner les process de signature et l'archivage des contrats de la DDP en lien avec le juridique et la DG
Missions et activités :
Assistanat de Direction (administratif et support) :
Secrétariat et organisation des agendas : Directrice de la DDP, Directeur Médical, sous-Directeur(trice)s (réunions, déplacements, conférences téléphoniques)
Préparation et suivi des réunions : Organisation, préparation des supports et notes, rédaction des comptes rendus (CoDir, Copils...)
Gestion administrative quotidienne : Courriers, mails, appels, demandes diverses
Classement et archivage : Documents administratifs et contractuels, en lien avec le juridique, sur Agatha et Centaure
Soutien proactif et coordination légère (optionnel selon disponibilité)
Anticiper certaines échéances administratives ou réunions pour la Direction
Suivre et rappeler les actions à effectuer par la Direction ou l'équipe (soft suivi de projet)
Préparer des tableaux de bord simples ou synthèses de suivi pour faciliter la prise de décision
Participer ponctuellement à la coordination de projets transverses au nom de la Direction
Coordination et suivi des projets de la DDP
Assister ponctuellement les sous-Directeur(trice)s et pilotes de programmes (Cohorte CANTO, WeShare, Frog) dans le suivi opérationnel
Assurer l'interface avec : Les autres Directions d'UNICANCER (R&D, DG, RH, DAF, Communication) / Les partenaires financiers (caritatifs, institutionnels, industriels) / Les CLCC et autres promoteurs académiques
Centraliser et coordonner la remontée d'informations pour l'élaboration des rapports annuels d'activité
Gestion documentaire et communication
Recenser et mettre à jour les publications et communications scientifiques de la DDP
Transmettre les informations à la Direction Communication pour le rapport annuel d'activité
Préparer et maintenir à jour les supports de communication interne et externe de la Direction
Coordination des activités SIGAPS
Administrateur SIR : mise à jour annuelle des annuaires des personnels de recherche des CLCC et d'UNICANCER
Administrateur SIGAPS : contrôle et gestion des validations des publications scientifiques en interface avec les CLCC
Réalisation des exports bi-annuels à la DGOS (juin et octobre)
Gestion de la boîte mail dédiée SIGAPS pour toutes les demandes des CLCC concernant les publications
Assistanat transversal et missions complémentaires
Apporter un soutien ponctuel dans la préparation et le suivi de projets transverses de la DDP
Participer à la coordination d'événements internes et externes (séminaires, conférences, comités scientifiques)
Contribuer à la diffusion et au respect des procédures internes et des bonnes pratiques administrati