Assistant Concours Langues H/F EDHEC Business School - Campus de Lille

Dans le cadre de la période du Concours d'entrée au programme Master EDHEC et plus particulièrement des épreuves orales de langues, la mission consiste à apporter un support sur les aspects de préparation et d'organisation des interventions des examinateurs sollicités pour les épreuves (70 examinateurs intervenants / 13 langues) ainsi que pour la préparation de la rentrée académique 2025-2026.

Les activités principales sont les suivantes :

Avant le démarrage du concours (du 5 au 21/05)

Missions administratives :

- Collecte, mise en page, formatage et impression des sujets des épreuves orales
- Gestion de la relation avec les examinateurs de langues (gestion de la boîte mail dédiée)
- Organisation des formations des nouveaux examinateurs
- Coordination de la reprographie des documents concours
- Vérification de la disponibilité des salles de concours langues

Planification des interventions des examinateurs de langues :

- Suivi des inscriptions des examinateurs, relances et gestion des changements de disponibilités
- Edition d'un planning de disponibilité par langue (Excel)
- Planification des interventions des examinateurs en collaboration avec la responsable des épreuves de langues
- Confirmation des plannings des examinateurs (mailing + téléphone)
- Composition des jurys dans l'application Devolis
- Mise en place de la salle de saisie des notes

Pendant le concours (Epreuves du 22/05 au 08/07 inclus) - Horaires : 9h30 - 18h30

Accueil des examinateurs de langues

- Gestion de la ligne téléphonique concours et de la boîte mail destinée aux examinateurs
- Accueil, orientation, remise des dossiers et documents concours aux examinateurs
- Suivi de la saisie des notes de langues : ouverture et vérification du bon fonctionnement des postes informatiques pour la saisie de notes, accompagnement des examinateurs à la saisie des notes en fin d'épreuves

Suivi administratif et logistique

- Vérification et mise à jour du contenu des dossiers examinateurs
- Vérification et classement des fiches d'évaluation des candidats
- Pointage des jurés présents par demi-journée
- Saisie des interventions des examinateurs dans l'ERP Aurion pour paiement
- Préparation demi-journée suivante (confirmation des plannings jurés) et gestion des changements de planning et imprévus
- Réservation des repas des examinateurs, commande et gestion du stock de fournitures
- Gestion de la salle de pause

Après le concours : intégration des candidats (du 09/07 au 28/08)

Missions administratives :

- Gestion des questionnaires de feedback aux examinateurs
- Préparation des jurys d'admission : mise en page et relecture des rapports d'épreuve
- Gestion des réponses aux questions des candidats post concours

Missions de coordination :

- Coordination des inscriptions des candidats admis dans les groupes de langues en prévision de la rentrée
- Distribution du test de positionnement en langues aux candidats admis
- Suivi des réponses au test de positionnement
- Relance des étudiants (par mail et par téléphone), contact pour confirmation ou rectification si nécessaire des informations transmises
- Réponse aux questions diverses des étudiants concernant leurs inscriptions en langues
- Centralisation et transmission des informations à la Responsable des Langues

Support du Centre de Ressources en Langues :

- Accueil des étudiants et des intervenants
- Aide administrative
- Participation à l'amélioration des process en place